Что такое стратегическая сессия и как ее провести с максимальной пользой

Всем привет!
Автор: Андрей Бадин

Стратегическая сессия — это мероприятие, в котором ключевые участники бизнеса встречаются, чтобы договориться о некоторых ключевых решениях. Это может быть миссия, ценности и видение компании, цели и стратегия их достижения план действий или некоторые правила работы по какому-то вопросу. В процессе стратегической сессии участники могут обсудить текущее состояние бизнеса, оценить тренды и проблемы на рынке, а также определить будущее направление развития компании. В этой статье мы рассмотрим, как правильно организовать стратегическую сессию, чтобы достичь оптимальных результатов.

Содержание:

1. Причины проведения стратсессии
   
2. Подготовка к стратегической сессии
   

2.1. Цели и задачи
2.2. Выбор фасилитатора
2.3. Участники
2.4. Сценарий стратегической сессии
2.5. Сбор данных
3. Преимущества привлечения внешнего фасилитатора
4. Этапы стратегической сессии
5. Сложности и ошибки
6. Заказать стратсессию

Прежде, чем углубляться в нюансы проведения стратегической сессии, давайте разберемся с простым вопросом: "Зачем они вообще нужны?"

Как правило, компании проводят стратегические сессии по нескольким причинам:

Определение и обновление стратегии:
Стратегические сессии помогают определить и обновить стратегию компании, учитывая изменения внутренней и внешней среды.

Установление приоритетов:
Стратсессии позволяют компаниям определить свои основные приоритеты и выявить наиболее важные проблемы, которые нужно решить.

Развитие бизнеса:
Стратсессии помогают компаниям разрабатывать новые идеи, продукты, услуги и бизнес-модели для развития своего бизнеса.

Улучшение операционной эффективности:
Компании могут улучшить свою операционную эффективность и снизить издержки.

Решение проблем и противостояние кризису:
С помощью инструмента компании могут решать конкретные проблемы, с которыми они сталкиваются, такие как падающая прибыльность или растущая конкуренция.

Повышение вовлеченности сотрудников:
Сессии могут проводить, чтобы повысить вовлеченность сотрудников в работу компании и улучшить коммуникацию между различными отделами и уровнями иерархии.

Адаптация к изменениям:
Стратегические сессии помогают компаниям адаптироваться к изменениям на рынке и в среде в целом, что может повысить их конкурентоспособность и долгосрочную устойчивость.

Таким образом инструмент помогает в поиске решений с помощью командного взаимодействия и правильной фасилитации такого мероприятия.

Первый шаг в организации мероприятия — это подготовка. Вот несколько важных моментов, на которые нужно обратить внимание на данном этапе:

1. Установите цели и задачи: определите, какие конкретные цели вы хотите достигнуть в ходе стратегической сессии. Определите, какие проблемы вы хотите решить и какие возможности вы хотите исследовать. Что будет результатом стратегической сессии?

2. Определитесь с организатором: вы можете провести ее самостоятельно, выбрав среди участников компании того, кто будет модерировать стратсессию, или можете привлечь внешнего фасилитатора/модератора, который поможет управлять процессом.

3. Определите участников из ключевых заинтересованных сторон: решите, кто должен принять участие в стратегической сессии. Это могут быть топ-менеджеры, ключевые команды, инвесторы, представители направлений и т.д.

4. Сформируйте сценарий: для проведения стратсессии важно подготовить сценарий, который бесшовно позволит всем участникам прийти из точки А в точку Б и достичь запланированных результатов.

5. Соберите соответствующие данные и информацию: соберите данные, которые позволят вам сделать обоснованные решения. Вам может понадобиться информация о рынке, конкурентах, финансовых показателях и т.д.

Теперь давайте рассмотрим каждый из этих пунктов немного подробнее, чтобы вы могли тщательно подготовиться к стратсессии.

Цели и задачи будут тесно связаны с вашими причинами проведения стратсессии, поэтому единого решения не существует, здесь все индивидуально.

Ниже вы найдете несколько примеров целей и задач, которые могут быть поставлены для стратегической сессии и которые, возможно, окажутся близкими для вашего бизнеса:

Цели:

1. Определить направления развития компании на ближайшие 3-5 лет
   
2. Определить миссию, ценности, видение компании
   
3. Сделать анализ трендов, провести форсайт и определить сценарии развития компании
   
4. Разработать стратегию маркетинга и продаж для увеличения доли рынка
   
5. Сформировать дорожную карту по созданию продукта
   
6. Изменить структуру бизнеса для повышения эффективности
   
7. Разработать стратегию по выходу на новые регионы или страны
   
8. Выработать единые правила взаимодействия подразделений
   
9. и т.д.
   

Задачи:

1. Анализ внешней и внутренней среды компании
   
2. Оценка конкурентов и их стратегий
   
3. Выявление сильных и слабых сторон компании
   
4. Определение основных направлений развития бизнеса
   
5. Определение ключевых рисков и возможностей на рынке
   
6. Определение бюджета и необходимых ресурсов для достижения стратегических целей
   
7. Разработка конкретных планов действий для реализации стратегии
   
8. Определение ответственных лиц за реализацию стратегии и меры контроля и оценки ее выполнения
   
9. и т.д.
   

Когда вы определите цели и задачи, станет понятно, кто должен принимать участие в стратсесcии и кто сможет внести наибольший вклад в ее результаты.

Когда вы определите цели и задачи стратсессии, необходимо назначить фасилитатора, который будет проводить стратегческую сессию. Он поможет с установкой и доработкой целей, разработает программу и сценарий, обеспечит активное участие всех сотрудников и т.д.

Понимая ваши цели и ожидаемые результаты, фасилитатор определит необходимые инструменты для поиска решений, составит вопросы для обсуждения, подскажет, какие данные необходимо подготовить к началу стратсессии.

Если вы обратились к внешнему фасилитатору, необходимо предоставить ему информацию о специфике вашего бизнеса, конкурентах, ключевых метриках компании, лицах, принимающих решения – обо всем, что поможет ему эффективно провести стратегическую сессию в соответствии с вашими целями.

Вот некоторые из ключевых заинтересованных сторон, которые следует рассмотреть для участия в стратегической сессии:

Руководство высшего уровня: генеральный директор, операционный директор и другие руководители высшего звена должны участвовать в сессии, чтобы обеспечить лидерство, видение и направление развития компании.

Руководители отделов: руководители команд могут предоставить свои мнения и перспективы из соответствующих областей компании, а также помочь обеспечить соответствие стратегии целям и приоритетам своих отделов.

Линейные сотрудники: привлечение сотрудников передового звена из команд продаж, маркетинга, службы поддержки и т.д, может дать ценную обратную связь о том, как стратегия повлияет на повседневную деятельность и взаимодействие с клиентами.

Клиенты и/или заказчики: в зависимости от целей стратегической сессии, может быть полезно привлечь клиентов или заказчиков, чтобы лучше понять их потребности и предпочтения, а также разработать стратегии для их лучшего обслуживания.

Отраслевые эксперты: привлечение отраслевых экспертов или консультантов может обеспечить более широкий взгляд на рыночные тенденции и конкуренцию, а также помочь убедиться в том, что стратегия хорошо обоснована и конкурентоспособна.

Инвесторы: если в компании есть инвесторы, их участие может обеспечить руководство и поддержку процесса стратегического планирования.

Однако не стоит привлекать слишком много человек, так как это может затруднить проведение стратсессии и поск верных решений. Пригласите тех, кто сможет внести максимальный вклад в успех стратсессии.

Когда вы определите цели, задачи и выберите модератора, он формирует сценарий стратегической сессии..

Универсальных сценариев нет, но в целом профессиональный фасилитатор умеет конструировать сессии из разных блоков, которые имея продуманную последовательность приводят к запланированному результату. К таким блокам могут относится:

• Открытие сессии
  
• Анализ ситуации
  
• Формирование видения будущего и/или Анализ проблем
  
• Поиск и подбор решений
  
• План действий
  
• Закрытие сессии
  

С учетом этих этапов фасилитатор подбирает инструменты, которые наилучшим образом смогут раскрыть каждый этап. У фасилитаторов обычно есть десятки инструментов, которыми он владеет филигранно и десятки, которыми он пользовался иногда.

К инструментам относятся такие инструменты как: 5 почему, диаграмма Исикавы, Метод Уолта Диснея, Что если, Прототипирование, NSM, 7S McKinsey, матрица BCG, Мозговой штурм, Галерея идей, цели и ключевые результаты в формате OKR, Что дальше и другие.

Перед проведением стратегической сессии фасилитатор подскажет, какие данные могут быть полезными при анализе текущей ситуации бизнеса, ее перспектив, преимуществ и слабых сторон, например:

• финансовые метрики
  
• данные по источникам трафика: переходы, конверсии, цена лида, количество продаж.
  
• распределение рекламного бюджета
  
• уровень удовлетворенности клиентов
  
• состояние показателей компании в сравнении с прошлым годом
  
• уровень удовлетворенности сотрудников
  
• скорость реализации проектов
  
• тренды и прогнозы рынка
  

Для проведения стратегической сессии необходимы те данные, которые соответствуют вашим целям и отражают специфику вашего бизнеса.

Одним из важных решений, которое вам нужно принять при подготовке к стратсессии, является решение о том, самостоятельно вы будете проводить стратсессию или же обратитесь за помощью к экспертам.

Компания, конечно, может провести стратегическую сессию самостоятельно, но важно подумать, является ли это наилучшим подходом.

Привлечение фасилитатора может привнести в процесс больше ценности, вот несколько причин почему:

1. Внешний консультант/фасилитатор/модератор поможет обеспечить, чтобы все голоса были услышаны и чтобы все заинтересованные стороны принимали активное участие. Критически важным является багаж инструментов фасилитатора, который он может использовать для проектирования успешной сессии
   
   
2. Стратегическое планирование - это специализированный навык, требующий знаний и опыта в таких областях, как миссия и видения, трендвотчинг, OKR, метрика полярной звезды. Фасилитатор может поделиться своими знаниями, обучить вашу команду и дать понимание, которое может быть недоступно внутри компании.
   
   
3. Привлеченный консультант может объективно рассуждать в процессе стратегического планирования и способствовать более открытому и честному обсуждению, поскольку он является внешним человеком и на него не влияют политические течения внутри компании
   
   
4. Модератор обеспечит структуру и руководство процессом стратегического планирования, гарантируя его целенаправленность, эффективность и результативность. Он также может помочь удержать сессию в нужном русле и справиться с любыми конфликтами и разногласиями, которые могут возникнуть.

Хотя компания может провести стратегическую сессию самостоятельно, преимущества привлечения фасилитатора могут помочь обеспечить более успешный и эффективный процесс.

После подготовки начинается сама стратегическая сессия. Этапы стратегической сессии могут варьироваться в зависимости от целей, потребностей и ресурсов организации. Ниже вы найдете пример, как организации могут организации могут провести эффективную стратегическую сессию:

Вовлеките всех участников в процесс:
Убедитесь, что все участники имеют возможность выразить свое мнение и внести свой вклад в процесс. Постарайтесь создать дружественную и открытую атмосферу, где все чувствуют себя комфортно.

Оцените текущее состояние бизнеса (опционально):
Анализ состояния бизнеса проводится не на всех стратсессиях и зависит от целей стратсессии. Однако он встречается достаточно часто, поэтому мы немного поговорим и о нем, несмотря на то, что он опциональный. Например, если цель вашей сессии – разработать стратегию маркетинга и продаж по увеличению доли рынка, тогда вы можете воспользоваться SWOT-анализом, чтобы оценить сильные и слабые стороны компании, а также возможности и угрозы. Это поможет вам понять, где вы находитесь в данный момент и куда нужно двигаться.

Проведите мозговой штурм и генерацию идей:
Мозговой штурм для генерации новых идей помогут вам выявить стратегии и инициативы для будущих проектов. Поощряйте открытость и креативность, принимайте любые идеи, чтобы на этапе приоритизации у вас было много идеи.

Оцените идеи и расставьте приоритеты:
Приоритизируйте все идеи на основе их осуществимости, влияния, стоимости и других важных для вас критериев. Выберите наиболее перспективные идеи и разработайте подробные планы действий по их реализации. В зависимости от целей и сценария вашей стратсессии, этап генерации и приоритизации гипотез может быть осуществлен несколько раз.

Разработайте стратегический план:
Определите основные стратегические цели компании и разработайте план действий, который поможет вам достичь этих целей. Разбейте план на конкретные шаги и установите сроки их выполнения для компании. Также определите план для каждого сотрудника: как они будут содействовать достижению стратегических целей компании.

Реализовывайте свои цели, проводите мониторинг и анализ:
Приступайте к реализации плана действий, контролируйте прогресс, регулярно пересматривайте и корректируйте план по мере необходимости. На протяжении всего процесса информируйте и привлекайте заинтересованные стороны и отмечайте успехи на своем пути.

Проведение стратегической сессии – это достаточно непростой процесс, и при неправильном подходе могут возникнуть ошибки, которые повлияют на эффективность и результативность сессии.

Распространенные ошибки при проведении стратсессии:

1. Недостаток подготовки: некоторые организации не готовятся должным образом к проведению стратегической сессии, что может привести к неполной информации и отсутствию ясного понимания текущей ситуации.
   
2. Низкая вовлеченность: организации могут не вовлекать достаточно широкий круг заинтересованных сторон в процессе стратегической сессии, что может привести к упущению важной информации и идей.
   
3. Ограниченное видение: если компании не анализируют рынок, тренды, возможности и риски должным образом, то у них может сложиться ограниченное видение на будущее, что приведет к упущению возможностей для роста и развития.
   
4. Отсутствие плана действий: без четкого плана действий на основе результатов стратегической сессии, у компании может появиться непонимание дальнейших действий и неясная дорожная карта.
   
5. Недостаток гибкости: при слишком жестком подходе к стратегической сессии, компании будут не готовы к изменениям и корректировкам на основе новой информации или изменений на рынке.
   

Стратегическая сессия - это важный процесс для развития бизнеса. Она помогает определить решения для достижения стратегических целей компании благодаря правильной фасилитации стратегической сессии и командной работе. Правильно организованная стратегическая сессия может помочь вашей компании достичь новых высот и стать лидером на рынке.

Эксперты Product Lab помогут провести стратегическую сессию и объединить топ-менеджмент для достижения амбициозных целей!

В результате вы:

• Определите направления развития компании
  
• Выявите проблемные места, угрозы, риски
  
• Определите цели и ключевые результаты компании и ее направлений на год, квартал
  
• Определите и согласуете стратегические инициативы
  
• Получите ранжированный список новых идей и проектов
  
• Сплотите и замотивируете управленческую команду
  
• Повысите вовлеченность в процесс