Что такое стратегическая сессия и как ее провести с максимальной пользой

Всем привет!
Автор: Андрей Бадин

Стратегическая сессия — это мероприятие, в котором ключевые участники бизнеса встречаются, чтобы договориться о некоторых ключевых решениях. Это может быть миссия, ценности и видение компании, цели и стратегия их достижения план действий или некоторые правила работы по какому-то вопросу. В процессе стратегической сессии участники могут обсудить текущее состояние бизнеса, оценить тренды и проблемы на рынке, а также определить будущее направление развития компании. В этой статье мы рассмотрим, как правильно организовать стратегическую сессию, чтобы достичь оптимальных результатов.

Содержание:

1. Причины проведения стратсессии
2. Подготовка к стратегической сессии

2.1. Цели и задачи
2.2. Выбор фасилитатора
2.3. Участники
2.4. План проведения стратегической сессии
2.5. Сбор данных
3.Преимущества привлечения внешнего фасилитатора
4.Этапы стратегической сессии
5.Пример стратегической сессии
5. Сложности и ошибки
6. Заказать стратсессию

Прежде чем перейти к деталям старсессии, важно понять: что такое стратегическая сессия и зачем она нужна?

Компании организуют такие мероприятия по следующим причинам:

Определение и обновление стратегии:
Старсессии помогают определить, обновить стратегию, учитывая изменения внутренней и внешней среды.

Установление приоритетов:
Позволяют определить свои основные приоритеты, выявить наиболее важные проблемы, которые нужно решить.

Развитие бизнеса:
Помогают разрабатывать новые идеи, продукты, услуги и бизнес-модели для развития своего бизнеса.

Улучшение операционной эффективности:
Компании могут оптимизировать свои процессы, что позволит сократить расходы и улучшить результаты работы.
Решение проблем и противостояние кризису:
С помощью инструмента компании могут решать конкретные проблемы, с которыми они сталкиваются, такие как падающая прибыльность или растущая конкуренция.

Повышение вовлеченности сотрудников:
Сессии могут проводить, чтобы повысить вовлеченность сотрудников в работу компании, улучшить коммуникацию между различными отделами и уровнями иерархии.

Адаптация к изменениям:
Старсессии помогают адаптироваться к изменениям на рынке и в среде в целом, что может повысить их конкурентоспособность, долгосрочную устойчивость.

Инструмент помогает в поиске решений с помощью командного взаимодействия, правильной фасилитации такого мероприятия.
Как провести стратегическую сессию и подготовиться к ней мы рассмотрим ниже.

Первый шаг в организации мероприятия — это подготовка. Вот несколько ключевых аспектов, которые стоит учитывать на этом этапе:

1. Сформулируйте ключевые цели: уточните, каких результатов вы ожидаете от старсессии. Какие вопросы нужно обсудить? Каков желаемый итог работы?

2. Назначьте организатора: вы можете провести ее самостоятельно, выбрав среди участников того, кто будет модерировать стратсессию, или можете привлечь внешнего фасилитатора/модератора, который поможет управлять процессом.

3. Определите участников из ключевых заинтересованных сторон: решите, кто должен принять участие в старсессии. Это могут быть топ-менеджеры, ключевые команды, инвесторы, представители направлений и т.д.

4. Сформируйте сценарий: для проведения стратсессии важно подготовить сценарий, который бесшовно позволит всем участникам прийти из точки А в точку Б, достичь запланированных результатов.

5. Соберите соответствующие данные и информацию: соберите данные, которые позволят вам сделать обоснованные решения. Вам может понадобиться информация о рынке, конкурентах, финансовых показателях и т.д.

Теперь разберем каждый из этих пунктов подробнее, чтобы подготовка к стратсессии была максимально эффективной.

Цели и задачи тесно связаны с причинами её проведения. Универсального шаблона здесь не существует — все зависит от особенностей вашего бизнеса и текущей ситуации.
Ниже вы найдете несколько примеров целей и задач, которые могут быть поставлены для старсессии и которые, возможно, окажутся близкими для вашего бизнеса:

Цели проведения стратегической сессии:

1. Определить направления развития на ближайшие 3-5 лет
2. Определить миссию, ценности, видение
3. Сделать анализ трендов, провести форсайт и определить сценарии развития
4. Разработать стратегию маркетинга и продаж для увеличения доли рынка
5. Сформировать дорожную карту по созданию продукта
6. Изменить структуру бизнеса для повышения эффективности
7. Разработать стратегию по выходу на новые регионы или страны
8. Выработать единые правила взаимодействия подразделений
9. и т.д.

Задачи:

1. Анализ сильных и слабых сторон,
2. Определение основных направлений для развития бизнеса.
3. Выявление основных рисков и возможностей на рынке,
4. Расчёт бюджета и необходимых ресурсов для достижения стратегических целей
5. Разработка конкретных планов действий для реализации стратегии
6. Определение ответственных лиц за реализацию стратегии и меры контроля и оценки ее выполнения
7. т.д.

Когда вы определите цели и задачи, станет понятно, кто должен принимать участие в стратсесcии и кто сможет внести наибольший вклад в ее результаты.

Когда вы определите цели, задачи стратсессии, необходимо назначить фасилитатора, который будет проводить старсессию. Он поможет с установкой и доработкой целей, разработает программу и сценарий, обеспечит активное участие всех сотрудников и т.д.

Понимая ваши цели и ожидаемые результаты, фасилитатор определит необходимые инструменты для поиска решений, составит вопросы для обсуждения, подскажет, какие данные необходимо подготовить к началу стратсессии.

Чтобы фасилитатор мог эффективно провести старсессию, поделитесь деталями о вашем бизнесе, конкурентах, основных показателях компании и лицах, принимающих решения. Это поможет учесть важные аспекты и достичь целей мероприятия.

Вот основные заинтересованные стороны, которые проводят стратегические сессии и, которых можно пригласить для участия в старсессии.

Руководство высшего уровня: генеральный директор, операционный директор , другие руководители высшего звена должны участвовать в сессии, чтобы обеспечить лидерство, видение и направление развития.

Руководители отделов: руководители команд могут предоставить свои мнения и перспективы из соответствующих областей, а также помочь обеспечить соответствие стратегии целям, приоритетам своих отделов.

Линейные сотрудники: привлечение сотрудников передового звена из команд продаж, маркетинга, службы поддержки и т.д, может дать ценную обратную связь о том, как стратегия повлияет на повседневную деятельность и взаимодействие с клиентами.

Клиенты и партнеры: в зависимости от целей сессии, может быть полезно пригласить представителей целевой аудитории или ключевых партнеров для получения их мнения и улучшения планирования, а также разработать стратегии для их лучшего обслуживания.

Отраслевые эксперты: привлечение отраслевых экспертов или консультантов может обеспечить более широкий взгляд на рыночные тенденции и конкуренцию, а также помочь убедиться в том, что стратегия хорошо обоснована и конкурентоспособна.

Инвесторы: если есть инвесторы, их участие может обеспечить руководство и поддержку процесса.

Однако не стоит привлекать слишком много человек, так как это может затруднить проведение стратсессии и поск верных решений. Пригласите тех, кто сможет внести максимальный вклад в успех стратсессии.

В рамках проведения стратегической сессии команда анализирует текущее положение компании, оценивает конкурентную среду и разрабатывает конкретные шаги для реализации стратегии.

Универсальных сценариев нет, но в целом профессиональный фасилитатор умеет конструировать сессии из разных блоков, которые имея продуманную последовательность приводят к запланированному результату. К таким блокам могут относится:

• Открытие сессии
• Анализ ситуации
• Формирование видения будущего и/или Анализ проблем
• Поиск, подбор решений
• План действий
• Закрытие сессии

С учетом этих этапов фасилитатор подбирает инструменты, которые наилучшим образом смогут раскрыть каждый этап. У фасилитаторов обычно есть десятки инструментов, которыми он владеет филигранно, десятки, которыми он пользовался иногда.

При проведении стратегической сессии в компании фасилитатор подскажет, какие данные могут быть полезными при анализе текущей ситуации бизнеса, ее перспектив, преимуществ и слабых сторон, например:

• финансовые метрики
• данные по источникам трафика: переходы, конверсии, цена лида, количество продаж.
• распределение рекламного бюджета
• уровень удовлетворенности клиентов
• состояние показателей в сравнении с прошлым годом
• уровень удовлетворенности сотрудников
• скорость реализации проектов
• тренды, прогнозы рынка

При подготовке к стратсессии важно решить, будете ли вы проводить её самостоятельно или привлечёте специалистов.

Компания, конечно, может провести старсессию самостоятельно, но важно подумать, является ли это наилучшим подходом.

Привлечение фасилитатора может привнести в процесс больше ценности, вот несколько причин почему:

1. Внешний консультант/фасилитатор/модератор поможет обеспечить, чтобы все голоса были услышаны, чтобы все заинтересованные стороны принимали активное участие. Критически важен набор инструментов фасилитатора, помогающий эффективно спланировать и провести успешную сессию
2. Стратсессия требует глубоких знаний и практического опыта в формулировании целей, прогнозировании трендов и других важных аспектах управления. Фасилитатор может поделиться своими знаниями, обучить вашу команду и дать понимание, которое может быть недоступно внутри.
3. Привлеченный консультант может объективно рассуждать в процессе планирования и способствовать более открытому и честному обсуждению, поскольку он является внешним человеком и на него не влияют политические течения внутри
4. Модератор обеспечит структуру и руководство процессом планирования, гарантируя его целенаправленность, эффективность и результативность. Он способен эффективно разрешить возможные конфликты и разногласия.

После подготовки начинается сама стратсессия. Этапы стратегической сессии могут отличаться..
Ниже вы найдете пример, как организации могут организации могут провести эффективную стратегическую сессию:

Вовлеките всех участников в процесс:
Обеспечьте участникам условия для выражения мнения, активного участия в обсуждении.
Постарайтесь создать дружественную и открытую атмосферу, где все чувствуют себя комфортно.

Оцените текущее состояние бизнеса (опционально):
Анализ состояния бизнеса проводится не на всех стратсессиях, зависит от целей стратсессии. Однако он встречается достаточно часто, поэтому мы немного поговорим и о нем, несмотря на то, что он опциональный. Например, если цель вашей сессии – разработать стратегию маркетинга и продаж по увеличению доли рынка, тогда используйте SWOT-анализ, чтобы оценить сильные и слабые стороны, а также возможности и угрозы. Это поможет вам понять, где вы находитесь в данный момент и куда нужно двигаться.

Проведите мозговой штурм и генерацию идей:
Мозговой штурм для генерации новых идей помогут вам выявить стратегии и инициативы для будущих проектов. Поощряйте открытость, креативность, принимайте любые идеи, чтобы на этапе приоритизации у вас было много идеи.

Оцените идеи и определите, какие из них наиболее важны:
Приоритизируйте все идеи на основе их осуществимости, влияния, стоимости и других важных для вас критериев. Выберите наиболее перспективные идеи и разработайте подробные планы действий по их реализации. В зависимости от целей и сценария вашей стратсессии, этап генерации и приоритизации гипотез может быть осуществлен несколько раз.

Разработайте стратегический план:
Определите основные стратегические цели, разработайте план действий, который поможет вам достичь этих целей. Разбейте план на конкретные шаги и установите сроки их выполнения для компании. Также определите план для каждого сотрудника: как они будут содействовать достижению стратегических целей.

Реализовывайте свои цели, проводите мониторинг и анализ:
Приступайте к реализации плана действий, контролируйте прогресс, регулярно пересматривайте и корректируйте план. Держите заинтересованные стороны в курсе, вовлекайте их, отмечая ключевые достижения.

Если вам нужно проведение стратегической сессии в Москве, важно заранее выбрать профессиональных модераторов и экспертов, которые помогут сделать процесс продуктивным и привести к конкретным результатам.

Ниже представлены примеры стратсессий, проведенных для различных компаний, которые показали эффективность данного инструмента в достижении бизнес-целей.

Стратегическая сессия — это сложное мероприятие, которое требует правильного подхода. Ошибки на этапе подготовки или проведения могут снизить её эффективность, результаты.

Распространенные ошибки при проведении стратсессии:

1. Недостаток подготовки: некоторые организации не готовятся должным образом к проведению стратегической сессии, что может привести к неполной информации и отсутствию ясного понимания текущей ситуации.
2. Низкая вовлеченность: организации могут не вовлекать достаточно широкий круг заинтересованных сторон в процессе стратегической сессии, что может привести к упущению важной информации и идей.
3. Ограниченное видение: если не анализировать рынок, тренды, возможности и риски должным образом, то у них может сложиться ограниченное видение на будущее, что приведет к упущению возможностей для роста, развития.
4. Отсутствие плана действий: без четкого плана действий на основе результатов стратегической сессии, у компании может появиться непонимание дальнейших действий и неясная дорожная карта.
5. Недостаток гибкости: при слишком жестком подходе к стратегической сессии, компании будут не готовы к изменениям и корректировкам на основе новой информации или изменений на рынке.

Стратегическая сессия - это важный процесс для развития бизнеса. Она помогает определить решения для достижения стратегических целей компании благодаря правильной фасилитации стратегической сессии и командной работе. Правильно организованная стратегическая сессия может помочь вашей компании достичь новых высот и стать лидером на рынке.

Подготовка к стратсессии начинается с того, что участники понимают, как планировать работу и учесть конкурентов, состав участников и то, как они будут презентовать идеи. Важно заранее определить формат и место проведения, пригласить ключевых сотрудников и продумать, как они будут планировать развитие бизнеса вместе со всеми участниками. Полезно обсудить стратегию развития, опираясь на знания и опыт, и смотреть на ближайшие годы с общим видением.

Здесь пригодится взгляд консалтинговых компаний, которые помогут уточнить стратегическое планирование, актуализируют цели, подскажут, что лучше провести офлайн, и оценят эффективность стратсессии. Не забывайте про конкретные задачи и то, как прошла сессия — эти детали помогут улучшить следующий опыт.
В ходе стратегической сессии важно не только обсуждать идеи, но и опираться на аналитику, чтобы трезво оценивать ситуацию. Команда должна формировать общее видение, выделить достаточно времени на подготовку и при необходимости привлечь опыт консалтинговых компаний. На встрече обсуждают, как формировать рабочие подходы, использовать инструменты вроде OKR, а также распределить роли, чтобы все знали, кто за что отвечает. Это позволяет учесть все нюансы ещё на этапе подготовки и провести сессию с максимальной пользой для бизнеса.

Эксперты Product Lab помогут провести стратегическую сессию и объединить топ-менеджмент для достижения амбициозных целей!

В результате вы:

• Определите направления развития компании
• Выявите проблемные места, угрозы, риски
• Определите цели и ключевые результаты компании и ее направлений на год, квартал
• Определите и согласуете стратегические инициативы
• Получите ранжированный список новых идей и проектов
• Сплотите и замотивируете управленческую команду
• Повысите вовлеченность в процесс