Фасилитация стратегической сессии: ценность фасилитатора и эффективное планирование

Всем привет!
Автор: Андрей Бадин

В этой статье мы расскажем, что такое фасилитация стратегической сессии, что входит в обязанности фасилитатора группы, чем он может помочь вашему бизнесу.

Содержание:

1. Цель фасилитации стратегической сессии
2. Кто такой фасилитатор?
3. Что не входит в фасилитацию стратегической сессии?
4. Как подготовить и провести фасилитацию стратегической сессии?
5. Заказать стратсессию

Цель фасилитации стратегической сессии – с помощью эксперта (фасилитатора) разработать стратегические важные решения для бизнеса, которые соответствует видению, а также миссии организации, что поможет команде/компании повысить свою эффективность, а также быстрее достигать целей бизнеса.

Стратегическое планирование является важнейшим компонентом успеха любой организации. Это процесс определения, согласования задач и целей компании с ее ресурсами и возможностями. Стратегическая сессия – это мероприятие, на котором ключевые заинтересованные стороны собираются вместе, чтобы разработать план и/или важные решения для организации.

Роль фасилитатора стратегических сессий заключается в создании среды, способствующей сотрудничеству и конструктивному диалогу между участниками, что приводит к определению ключевых вопросов, изучению потенциальных решений и разработке действенного плана для достижения целей организации.

Фасилитатор группы должен следить за тем, чтобы сессия была целенаправленной, продуктивной, а также чтобы все участники имели возможность высказать свои идеи и точки зрения.

Хотя существует много задач, которые фасилитатор может взять на себя во время стратегической сессии, есть также те, которые обычно не входят в его обязанности. Вот несколько примеров:

Узконаправленные знания: от фасилитатора процесса не обязательно ожидать глубокие знания сферы бизнеса, обсуждаемой в ходе стратегической сессии. Хотя ему может быть полезно иметь некоторое представление о рассматриваемом бизнесе или его специфики, основная роль заключается в управлении процессом сессии, а не в предоставлении экспертных знаний.

Принятие решений: фасилитатор группы не несет ответственности за процесс от лица команды. Скорее, его роль заключается в том, чтобы помочь команде достичь консенсуса или принять решение коллективно. Он может предложить рекомендации или предложить варианты для рассмотрения командой, но в конечном итоге решения принимаются командой.

Реализация: модератор фасилитатор может помочь составить план действий или определить следующие шаги, но он не отвечает за фактическую реализацию этих планов. Ответственность за реализацию обычно ложится на самих членов команды или на другие заинтересованные стороны за пределами сессии.

Защита интересов: эксперт должен оставаться нейтральным и беспристрастным на протяжении всей сессии. Он может предлагать рекомендации или задавать уточняющие вопросы, чтобы помочь команде рассмотреть различные точки зрения, но он не должен отстаивать какую-либо конкретную позицию. Его роль заключается в том, чтобы помочь команде достичь общего понимания, а не отстаивать свои собственные идеи или предпочтения.

• Определение целей и задачи сессии

Фасилитатор модератор должен совместно с командой руководителей, а также других заинтересованных сторон определить цель и задачи стратсессии. Это поможет убедиться в том, что все находятся на одной волне и что сессия направлена на достижение конкретных результатов. Цель сессии должна быть четкой, лаконичной, отвечать интересам бизнеса и заранее доведена до сведения всех участников.

• Составление сценария стратегической сессии / программы

Фасилитатор должен составить сценарий, в котором будут указаны темы для обсуждения, время, отведенное на каждую тему, и желаемый результат.

Единого сценария для проведения стратсессии нет, но профессиональный фасилитатор умеет разрабатывать их под потребности разных компаний. Он подбирает разные блоки, которые приводят к запланированному результату. К таким блокам могут относится:

• Открытие;
• Анализ ситуации;
• Формирование видения будущего и/или анализ проблем;
• Поиск и подбор решений;
• План действий;
• Закрытие.

С учетом этих этапов фасилитатор группы подбирает стратегические инструменты, которые будут использоваться в ходе стратсессии и помогут достичь максимальной ценности для вашего бизнеса, например: 5 почему, диаграмма Исикавы, Метод Уолта Диснея, Что если, Прототипирование, NSM, 7S McKinsey, матрица BCG, Мозговой штурм, Галерея идей, цели и ключевые результаты в формате OKR, Что дальше и другие.

Важно, что программа должна быть распространена заранее, чтобы у участников было время подготовиться и собрать необходимую информацию.

• Выбор подходящего места проведения и оборудования

Место проведения, оборудование должны быть выбраны в соответствии с потребностями проекта. Фасилитатор процесса должен убедиться, что место проведения способствует обсуждению, а оборудование, такое как проекторы, флипчарты и доски, доступно и находится в хорошем рабочем состоянии.

• Установка доверия и основных правил

Установление основных правил, таких как умение слушать других, проявлять уважение и не отвлекаться, поможет обеспечить продуктивность , а также свободу мыслей каждого участника.

• Резюмирование

Модератор Фасилитатор должен обобщать, а также фиксировать ключевые моменты. Для этого можно использовать флипчарт, доску или иные инструменты для ведения записей. Резюме должно быть представлено участникам в конце сессии, чтобы у всех сложилось понимание относительно результатов и дальнейших планов.

• Контроль и мониторинг прогресса

Фасилитатор может предложить способы мониторинга и контроля. Это поможет обеспечить эффективную реализацию плана и достижение организацией своих целей.

В заключение следует отметить, что сессия фасилитации – это важная задача, требующая планирования, подготовки, а также эффективной коммуникации. Следуя принципам, изложенным в этой статье, фасилитация группы поможет обеспечить продуктивность, а также достижение организацией своих целей, а вы будете понимать, что следует ожидать от методов фасилитации.

Эксперты Product Lab помогут провести стратегическую сессию и объединить топ-менеджмент для достижения амбициозных целей!

В результате вы:

• Определите направления развития компании
  
• Выявите проблемные места, угрозы, риски
  
• Определите цели и ключевые результаты компании и ее направлений на год, квартал
  
• Определите и согласуете стратегические инициативы
  
• Получите ранжированный список новых идей и проектов
  
• Сплотите и замотивируете управленческую команду
  
• Повысите вовлеченность в процесс