10 Методов тайм-менеджмента, которые действительно работают

Всем привет!

Существует множество идей о том, как наиболее эффективно использовать свое время, но действительно рабочих методик – очень мало. Автор статьи поделится 10 приемами, которые использует ежедневно, и которые помогают ему выполнять больше задач.

Вместо того, чтобы добавлять задачи в приложение, попробуйте включить их в свой календарь. Для этого вам не нужны никакие сложные инструменты — просто преобразуйте свои задачи в событие и внесите его в свой календарь:

Если что-то произошло и вы не в состоянии выполнить задачу в это время, перенесите мероприятие на другое время.

Ваш календарь – это, по сути, ваш личный план действий. И все мы знаем, что происходит, когда в графике появляются незапланированные события.

Эта тактика позаимствована у Нира Эяля из его книги «Неразрешимый», у Джейка Нэппа и Джона Зератски из книги «Уделяй время». В этой теме также часто появлялись вопросы о советах по повышению производительности.

Но не останавливайтесь на достигнутом: в воскресенье вечером распланируйте свою предстоящую неделю, занеся в календарь самые важные дела.

В следующий раз, когда вы соберетесь добавить задачу в свой список дел и подумаете, что это займет меньше двух минут, просто сделайте это прямо сейчас. Этот совет взят из книги Дэвида Аллена «Как довести дело до конца». Трюк настолько хорош, что запомнится вам надолго.

«Суть правила двухминутности заключается в том, что на запоминание и обдумывание задачи в голове уходит больше времени, чем на то, чтобы разобраться с ней сразу же – другими словами, это снижает эффективность», — Дэвид Аллен.

Всякий раз, когда вы просите кого-то сделать что-то для вас, добавляйте этого человека в свой список «ожидающих».

Эта техника также основана на концепции «Доводи дело до конца», и она меняет все. Одна из самых важных привычек высокоэффективных менеджеров – создавать ауру уверенности, а лучший способ создать такую ауру – никогда не опускать руки. Это позволяет вам отслеживать каждую задачу, а не полагаться на свою память. В итоге будет легче запоминать то, что нужно напомнить, когда кто-то другой начинает выполнять задачу. Как только ваш мозг узнает, что информация где-то записана, он может расслабиться и создать пространство для гораздо более ценных размышлений.

Если вы используете приложение для трекинга задач, вы также можете указать, кого вы ждете (то есть кто блокирует выполнение этой задачи) в описании задачи:

Прежде чем вы откроете свой список дел и, безусловно, прежде чем погрузиться в работу, выберите от одного до трех пунктов. Это должны быть пункты которые, если бы вы закончили сегодня (и если бы вы больше ничего не делали) это сделало бы ваш день.

Запишите эти задачи. Не записывайте больше трех. А еще лучше – выделите в своем календаре время для работы над этими задачами каждое утро.

Утро отлично подходит для того, чтобы решить их, потому что ваш мозг работает наиболее продуктивно, и после того, как вы сделаете самые важные дела, остаток дня покажется вам насыщенным.

Если этот список будет коротким, у вас будет гораздо больше шансов выполнить что-либо. И да, в идеале вы должны выполнять более трех дел в день, но часто в итоге мы выполняем множество простых дел вместо одного-трех, которые действительно должны быть выполнены.

Эта идея вдохновлена подходом Мэтта Мочари к достижению главной цели и выбором одной «изюминки» вашего дня из книги «Уделяй время».

Если вы хотите продвинуться, сначала сделайте самое сложное из своего списка, то есть «съешьте лягушку», идея в Интернете принадлежит Марку Твену:

«Если ваша работа — съесть лягушку, лучше всего сделать это с утра. А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше всего сначала съесть самую большую»

Одна из самых важных книг по профессиональному развитию, — «Deep work» (Глубокая работа) Кэла Ньюпорта. Основная идея заключается в том, что любая по-настоящему ценная работа исходит от людей, выполняющих «глубокую работу» — целенаправленную, непрерывную и требующую больших когнитивных усилий работу, которая развивает их мозг. К сожалению, большая часть нашего времени уходит на «мелкую работу» — задачи, не требующие умственного развития, часто выполняются в рассеянности. И это совершенно нормально, если у вас достаточно времени для «Deep work».

Требуется время, чтобы погрузиться в глубокое рабочее состояние (от 30 до 60 минут), и, что более важно, вам нужно избегать отвлекающих факторов, чтобы оставаться в этом режиме. У нас действительно хорошо получалось создавать две-три повторяющиеся недели, которые были посвящены интенсивной работе. По сути, это были единственные моменты, когда мы выполняли «настоящую» работу.
Главное – не позволять никому планировать больше этого времени.

Большинству это покажется абсурдным, но в настоящее время у нас есть правило: никаких встреч до 15:00. Раньше это было в 14:00, но теперь встречи проходят позже. Это сделало жизнь команды намного лучше. Мы сделали так, потому что многие предпочитают использовать это время (когда мозг наиболее свеж) для плодотворной, творческой, глубокой работы.

Однако, большинство руководителей с этим не согласны. Тем не менее, вы могли бы (по крайней мере, в течение нескольких дней недели) ввести правило не проводить собрания раньше, скажем, 10 или даже 11 часов утра, и команда оценила бы ваше решение. Джефф Безос (один из самых успешных бизнесменов в истории) каждое утро находит время, чтобы «побездельничать». И многие люди упоминали эту идею, когда мы спрашивали об их любимой тактике повышения продуктивности.

Представьте себе приложение, которое может отключить все уведомления, звонки, SMS-сообщения, нажатия кнопок, гудки и т.д. на всех ваших устройствах за пару кликов. Это приложение существует, оно бесплатное и встроено в вашу операционную систему. Самые умные люди — те, кто постоянно оставляют его включенным.

Вот как вы можете включить его на своем Mac и ПК.

Совет: когда вам действительно нужно углубиться в работу, физически устраните все отвлекающие факторы. Уберите свой телефон в другую комнату и отключите все, что вам хотелось бы проверить, даже не получая уведомлений (например, Slack, сообщения, X).

Превращайте приглашение на встречу в переписку по электронной почте. В большинстве случаев это становится пятиминутной задачей, а не 30-60-минутной встречей.

Вот шаблон ответа, который вы можете использовать, когда кто-то отправляет вам приглашение на встречу:

Приветствую! Не могли бы мы обсудить это по электронной почте? По какому вопросу вам больше всего хотелось бы услышать мое мнение?»

Назначить встречу так просто. Не нужно тратить время на то, чтобы отправить этому человеку приглашение. Кроме того, приятно немного потусоваться и отвлечься от работы, а присутствие на собрании создает ощущение, что вы работаете..

Хуже всего то, что вы тратите впустую не только время на встречу. Это также время перед собранием, когда вы не в состоянии углубиться ни в что (уже почти время собрания!), и время после собрания, когда вам приходится перестраивать контекст того, что вы делали.

Однако, иногда встречи действительно могут быть полезными и эффективными, нежели переписка по электронной почте. Просто чаще всего это не так, поэтому встречи не должны проводиться по умолчанию.

У Shreyas Doshi есть отличная система повышения производительности, называемая LNO framework, которая помогает вам определить, на выполнение каких задач вам следует тратить время, а каких лучше избегать и / или делегировать.

Найдите помощника руководителя, который взял бы на себя как можно больше таких задач. Это звучит экстравагантно, но на самом деле это не так. Все начинают с того, что думают, что ассистент мало что может для них сделать, а спустя месяцы он уже работает за вас по 20-30 часов в неделю. Настройка виртуального помощника требует больших усилий, но быстро окупает инвестиции.

Невозможно написать руководство по повышению производительности для продакт-менеджеров, не посоветовав почаще говорить «нет».

Большая часть наших проблем с эмоциональным выгоранием и перегрузкой происходит не из-за нехватки инструментов и приемов повышения производительности, а из-за того, что мы берем на себя слишком много работы. Чем больше вы можете сделать заранее, чтобы уменьшить нагрузку, тем лучше.

1. Определяйте приоритеты: какие две или три вещи вы должны делать хорошо, чтобы добиться успеха в работе и жизни? Например, если мы сможем подготовить отличный курс или статью, наш бизнес будет расти. Если отвлечься от этой задачи, то эффективность ее выполнения будет снижаться. Поэтому говорите «нет» практически всему, что не соответствует этим приоритетам.

2. Расставляйте приоритеты и общайтесь: Часто ваш начальник не знает, от чего вам придется отказаться, когда он добавляет вам новое задание. Он просто хочет, чтобы что-то было сделано. А мы, в свою очередь, совершаем одну из двух ошибок:

— Коммуницируем, но не приоритезируем — говорим «да», сразу беремся за задачу и позже расплачиваемся за это последствиями.
— Приоритезируем, но не коммуницируем — говорим «нет», чтобы не замедлить другую работу, но без ясного объяснения причины.

Вместо этого попробуйте приоритизировать и коммуницировать одновременно. Сообщите своему руководителю, от чего вам придется отказаться, чтобы выполнить новую задачу, и, самое главное, убедитесь, что он согласен с этим. Он сообщит вам, если это его не устраивает.

3. Представьте, что эмоции не играют роли: Спрашивайте себя: «Если бы мне было всё равно, расстроится другой человек или нет, если я скажу «нет», как бы я поступил?» А потом поступайте так. Когда решение становится ясным, остается только выбрать наилучший способ объяснить его другому человеку.

4. Спросите себя: «А если бы это нужно было сделать завтра?»: Легко сказать «да» на что-то, что нужно сделать через несколько месяцев. Но вот приходит момент, когда этот срок настает, и я каждый раз думаю: «Зачем я согласился на это?» Теперь я всегда спрашиваю себя: «А был бы я рад сделать это завтра?» Почти всегда ответ «нет».

Чтобы эффективно использовать эти приемы в работе, важно не просто их знать, но и эффективно применять. На нашем курсе по Soft Skills мы учимся эффективно взаимодействовать друг с другом, грамотно управлять своими ресурсами и адаптироваться к обстоятельствам.

На курсе вы:

• Узнаете как эффективно коммуницировать с людьми
• Прокачаете лидерские и управленческие навыки
• Научитесь презентовать себя и выступать публично
• Поймете как принимать взвешенные решения в условиях неопределенности

Программы курса на выбор:
⦿ Управленческие навыки — ситуационное управление, обратная связь и контроль
⦿ Работа в команде — эффективное общение и преодоление препятствий
⦿ Коммуникативные навыки — аргументация и влияния, противостояние им и нетикет
⦿ Личная эффективность и навыки ХХI века — выступления, креативность и управление эмоциями

У нас:
▣ 4 модуля на выбор
▣ Большое количество практики
▣ 20+ тренингов на разные темы
▣ Интенсивная работа в группах
▣ Формат на ваш выбор
▣ Команды от 8 до 80 человек