Управление проектами

Всем привет!

В статье рассмотрим понятие управления проектами, основные этапы процесса его управления, подходы и современные методы управления, а также ключевые навыки менеджера в управлении проектами.

Управление проектами важно для компаний,у которых разработан набор стратегических инициатив и компаний, у которых основной процесс, в котором создается ценность для клиента, эффективнее организовать в проектной форме (к таким компаниям относятся компании, разрабатывающие ИТ-продукты, компании из строительной сферы и т.д.)..

Проектный менеджмент представляет системный подход к планированию, выполнению, контролю над проектами с целью достижения результатов в рамках установленных сроков, бюджета или других ресурсов.

Бизнес сталкивается с динамическими вызовами: технологическими изменениями, интеграцией сложных систем, высокими ожиданиями пользователей или ограничениями по срокам и бюджету. Комплексный подход к управлению позволяет обеспечить соответствие между бизнес-целями и ожиданиями заказчиков.

В управлении проектами есть несколько моделей жизненных циклов проектов, которые являются наиболее популярными: водопадная модель, гибридная модель и итерационно-инкрементная модель. Итерационно-инкрементная модель жизненного цикла проекта лежит в основе философии Agile, которая описана в Agile-манифесте. Самый популярный подход, разделяющий ценности и принципы Agile - это Scrum, который помогает создавать продукты в условиях высокой неопределенности. Использование инструментов Kaiten, Битрикс-24, Jira, Trello, платформ для управления документацией по проекту (EvaWiki, Confluence), помогает командам работать эффективней.

Проектный менеджмент упрощает выполнение сложных задач, а также создает основу для инноваций, устойчивого развития, конкурентоспособности компаний. В этой статье мы рассмотрим, что представляет собой управление проектами, его основные характеристики, а также элементы, которые помогают успешно реализовать их.

Управление проектами — это дисциплина, которая помогает организовать выполнение сложной задачи от идеи до конечного результата. Представьте, что вы решили построить дом. Чтобы всё получилось, нужно сначала понять, какой он будет, что для этого потребуется, сколько времени, денег уйдёт, а затем шаг за шагом выполнять задачи. Проектный менеджмент — это набор процессов, которые помогают все это спланировать, а после этого проследить, чтобы дом был построен вовремя, в рамках бюджета и в соответствии с проектной документацией.

Если говорить о мире бизнеса, управление проектами работает похожим образом. Например, если компания разрабатывает новое приложение, нужно четко понять, что хочет клиент, какие функции будут у приложения, сколько времени нужно команде разработки на реализацию всех задач, как протестировать продукт, когда его можно запустить на рынок.

Проектный менеджер — это человек, который отвечает за успех проекта. Он планирует проект, координирует работу команды, решает возникающие проблемы, следит за сроками, бюджетом, а также делает всё возможное, чтобы цели были выполнены, несмотря на изменения и риски, которые материализуются в проекте. Например, если клиент захотел внести изменения, задача менеджера — оценить, как это повлияет на сроки и бюджет проекта.
Управление проектами (УП) помогает эффективно достичь цели проекта, а также избежать лишних расходов времени, денег, при этом обеспечить реализацию ожиданий для всех участников проекта.

Управление проектами позволяет максимально эффективно использовать ресурсы, а также обеспечить высокое качество результата.

• УП позволяет чётко распределить задачи управления проектами между членами команды, установить роли, ответственность каждого. Это помогает избежать путаницы, дублирования работы или конфликтов. Все участники понимают свои задачи, что повышает общую продуктивность.
• Ресурсы — будь то время, деньги или человеческий труд — ограничены. Проектный менеджмент помогает распределить их, избегая перерасхода бюджета или недостатка ресурсов.
• В условиях высокой конкуренции на рынке выпуск продукта как можно раньше часто имеет решающее значение. УП позволяет определить временные рамки реализации проекта, быстро реагировать на отклонения от плана, чтобы избежать задержек по срокам.
• В процессе реализации проекта могут возникнуть непредвиденные ситуации: изменение требований клиента, технические проблемы, нехватка ресурсов. УП включает анализ, планирование рисков, чтобы подготовить план действий в критических ситуациях и заложить резерв в расписание проекта и бюджет.
• УП помогает следить за тем, чтобы результат соответствовал требованиям. Это включает контроль на всех этапах: от разработки продукта до внедрения. Такой подход снижает вероятность ошибок.
• Проектный менеджмент предполагает чёткую систему отчетности и план коммуникаций. Это обеспечивает прозрачность коммуникаций для всех участников: заказчиков, команды, руководства. Клиенты видят, на каком этапе находится проект, а команда знает, что еще осталось сделать для успешного завершения проекта.

Координация управления проектом играет важную роль в успешной реализации задач, обеспечивая слаженную работу команды и достижение поставленных целей. Этот процесс включает в себя комплекс мероприятий, направленных на планирование, контроль, организацию и мониторинг всех этапов выполнения проекта.

На этом этапе происходит формирование первоначальной концепции.
Основные задачи управления проектами:

• Определить цель с ожидаемыми результатами.
• Установить границы (что будет включено, а что нет).
• Сформировать команду, назначить проектного менеджера.
• Разработать устав проекта, где фиксируются ключевые параметры, такие как сроки, бюджет, а также заинтересованные стороны.

Цель этапа — убедиться, что проект имеет обоснованную цель и у него есть ресурсы для реализации .

На этапе исполнения возникают следующие задачи.

• Организовать работу команды, распределить ресурсы.
• Обеспечить своевременную качественную коммуникацию между участниками.
• Контролировать решение задач в соответствии с графиком.

Важно, чтобы проектный менеджер организовал процесс решения возникающих проблем, а также обеспечивал соответствие между планом и фактической реализацией проекта.

Этот этап проходит параллельно с исполнением и позволяет отслеживать прогресс проекта.

Основные задачи:

• Сравнивать полученные результаты с запланированными.
• Оценивать вероятность реализации проекта в плановый срок и бюджет.
• Управлять изменениями: вносить корректировки в план при необходимости.
• Организовать проверку полученных результатов на соответствие требованиям к ним.

Этап контроля помогает вовремя обнаружить, а также устранить появившиеся проблемы.

Завершающий этап включает сдачу результата с анализом выполненных работ и полученных уроков.

Основные задачи:

• Передать результаты проекта заказчику и получить подтверждение об их приемке..
• Подготовить итоговый отчет, в котором фиксируются достижения, проблемы и выводы об успешности проекта.
• Провести анализ полученных уроков проекта, чтобы определить что нужно изменить в подходах к управлению проектами в будущем.
• Сформировать архив документов проекта
• Официально закрыть проект.

Завершение — это важный процесс подведения итогов, который помогает извлечь уроки для дальнейшей работы.

Основные этапы УП — это структурированный процесс, обеспечивающий успешное решение задач от начальной идеи до финального результата. Каждый этап играет важную роль, начиная с определения целей до анализа выполненной работы.

Стандарты управления проектами зависят от некоторых факторов, таких как специфика продукта, над которым будет работать команда, опыт команды, и окружение проекта. Выбор подхода позволяет повысить шансы на успешное завершение проекта. Рассмотрим основные подходы УП с их применением на практике.

Этот подход основан на последовательном выполнении этапов: планирование → разработка → тестирование → внедрение.
Основные характеристики:

• Возможность разработать документ по требованиям на старте проекта
• Продукт проекта сложно разделить на большое количество инкрементов, ценных для пользователей
• Каждый этап проекта стартует после завершения предыдущего этапа, что исключает параллельное выполнение этапов.
• Применяется в ситуациях, где вероятность изменения требований крайне низкая, например в проектах строительства.

Agile — это набор ценностей и принципов, которые фокусируются на гибкости, постоянных улучшениях, а также взаимодействии команды.
Основные особенности:

• Проекты разбиваются на короткие итерации (спринты).
• Продукт проекта разрабатывается инкрементами (кусочками), каждый из которых имеет ценность для пользователей
• Результат итерации оценивается в конце каждой итерации, что позволяет вносить изменения быстро - все что сделано неверно, будет исправлено в следующей итерации.
• Высокая вовлечённость заказчика, постоянная обратная связь от него.

Agile подходит тем проектам, где требования для продукта сложно разработать до старта проекта или есть высокая вероятность, что требования будут часто меняться.

Scrum — один из Agile-фреймворков, ориентированный на работу в спринтах и через инкременты.
Характеристики:

• Четыре обязательных совещания
• Чёткие роли: владелец продукта, скрам-мастер, команда.
• Два документа:, бэклог продукта и бэклог спринта.

Scrum подходит для разработки новых продуктов с высокой степенью делимости на инкременты и возможностью разработки через последовательные улучшения инкрементов.

Гибридные модели включают элементы разных подход, например, традиционного подхода и Agile. Это позволяет использовать преимущества обоих подходов.

Гибридные подходы подходят в ситуации, когда продукт сложности разделить на большое количество ценных для пользователей инкрементов, на при этом можно работать через последовательные улучшения продукта через прототипы.

Выбор подхода зависит от специфики направления, команды или требований заказчика. Для предсказуемой работы лучше подходят традиционные подходы, такие как Waterfall . Для динамичных задач — гибкие модели, такие как Agile или Scrum. Если не подходит водопад и Agile, гибридные подходы станут хорошим выбором.

Система УП — это комплекс инструментов, методов, направленных на повышение вероятности успеха проектов. Она объединяет все компоненты, обеспечивая их взаимодействие для достижения поставленных целей.

Процессы — это ключевые этапы выполнения проекта, включающие:

• Инициация: определение целей, задач, а также основных параметров проекта.
• Планирование: разработка плана решения задач, распределение ресурсов.
• Исполнение: реализация запланированных действий.
• Контроль, мониторинг: отслеживание решенных задач, анализ эффективности.
• Завершение: передача результатов, анализ успешности.

Эти процессы составляют основу системы управления, обеспечивая структурированность, а также предсказуемость выполнения. Процессы управления проектами должны быть описаны в Регламенте управления проектами или

Области управления проектом

• ИТ-системы для управления проектами
• Продукты для управления сроками и бюджетами проектов, такие как Адванта, Kaiten, BirdView PSA, MS Project Online, Jira, Trello, Asana, ClickUp.
• ИТ-продукты для организации коммуникаций в команде проекта, такие как Telegram, Slack, Microsoft Teams.
• ИТ-продукты для анализа данных - Power BI, Tableau, которые помогают в создании отчетности по проекту и портфелю проектов.
• Организационная структура для управления проектами.

Чаще всего для развития методологии управления проектами и ИТ-системы управления проектами в компании создаются Проектный офис и Проектный комитет.

• Прозрачность процессов: все участники имеют доступ к актуальной информации о ходе решения задач.
• Автоматизация процессов: снижает вероятность ошибок и дублирования работы.
• Снижение рисков: постоянное улучшение процессов управления проектами приводит к снижению вероятности того, что проджект-менеджер не справится с реализацией проекта.
• Экономия времени: инструменты автоматизации позволяют вовремя заметить отклонения от плана и отслеживать прогресс.

Использование системы управления проектами позволяет оптимизировать работу команды, а также достичь поставленных целей с минимальными ресурсами.

Процессы управления проектами невозможны без лидера — проектного менеджера, который координирует работу команды, принимает важные решения, а также отвечает за достижение результата. Успешный менеджер обладает целым набором навыков, которые позволяют ему справляться с вызовами, а также эффективно управлять процессами. В этом разделе рассмотрим, какие компетенции необходимы менеджеру для успешного выполнения своих обязанностей.

Проектный менеджер умеет видеть связь с бизнес-целями компании.
Это включает:

• Умение формулировать цели, а также оценивать их важность для организации.
• Прогнозирование рисков, возможностей, связанных с проектом.
• Планирование долгосрочной стратегии и путей достижения результатов.

Проектный менеджер — это лидер, который вдохновляет и мотивирует команду.

Навыки лидера включают:

• Навык разработки правил командной работы .
• Создание атмосферы доверия.
• Навык разработки и внедрения системы принятия решения.
• Навык делегирования ответственности.

В IT и других технологичных отраслях проектный менеджер должен разбираться в используемых технологиях, инструментах и процессах.

Это включает:

• Базовое понимание технологий.
• Использование ИТ- систем Умение работать с аналитическими и отчетными инструментами.

Профессиональные навыки проектного менеджера включают компетенции от стратегического планирования проекта до управления ходом проекта. Именно комбинация этих навыков позволяет менеджеру организовать работу команды, эффективно использовать ресурсы и достигать целей. В условиях быстро меняющейся среды, особенно в IT, способность адаптироваться и управлять сложными процессами становится залогом достижением цели управления проектами.

Чтобы узнать об основах управления проектами, вы можете ознакомиться с материалами, представленными в блоге Product Lab. Здесь вы найдёте статьи, посвящённые различным аспектам управления проектами, включая методологии, лучшие практики и рекомендации для успешной реализации проектов.
Особенно полезны статьи из рубрики «Управление проектами», которые помогут вам глубже разобраться в таких темах, как:

• Выбор подходящих методологий (Agile, Scrum, Waterfall и других).
• Построение эффективной системы управления проектами.
• Инструменты и платформы для управления командами.
• Работа с рисками, сроками и ресурсами.

Этот ресурс станет отличным стартом для тех, кто хочет понять основы проектного менеджмента, а также применять их на практике.

Тогда приглашаем на курс "Школа руководителей проекта"!
На курсе вы:

• Улучшите процесс управления текущими проектами и повысите долю успешных проектов;
• Научитесь управлять проектами и выстраивать работу команды;
• Повысите уровень знаний, сможете сменить работу или получить повышение;
• Сможете определять ключевые этапы, задачи и метрики успеха.