Что такое управление проектами и как освоить ключевые методологии

Всем привет!

В статье рассмотрим понятие управления проектами, основные этапы процесса его управления, подходы и современные методы управления, а также ключевые навыки менеджера в управлении проектами.

Управление проектами (Project Management) — это комплексная система планирования, организации и контроля процессов, направленных на достижение конкретных бизнес-целей. Эффективный продукт управления Project помогает командам оптимизировать ресурсы, управлять рисками и соблюдать сроки.
Проектный менеджмент представляет системный подход к планированию, выполнению, контролю над проектами с целью достижения результатов в рамках установленных сроков, бюджета или других ресурсов.

В проектном управлении есть несколько моделей жизненных циклов проектов, которые являются наиболее популярными: водопадная модель, гибридная модель и итерационно-инкрементная модель.

• Waterfall – последовательная модель, где каждый этап выполняется поочередно.
• Agile – гибкая методология с итеративным подходом к разработке.
• Scrum – фреймворк, ориентированный на короткие спринты и командную работу.

Использование программного обеспечения для управления проектами, например, доски Kaiten, Битрикс-24, Jira, Trello, платформ для документации (EvaWiki, Confluence), помогает командам работать эффективней.

Проектный менеджмент упрощает выполнение сложных задач, а также создает основу для инноваций, устойчивого развития, конкурентоспособности компаний. В этой статье мы рассмотрим, что представляет собой проектное проектами, его основные характеристики, а также элементы, которые помогают успешно реализовать их.

Проджект-менеджмент – это дисциплина, которая помогает организовать выполнение сложных задач от идеи до конечного результата. Представьте, что перед вами стоит задача построить дом. Чтобы все прошло успешно, необходимо четко определить задачи проектного управления: создать концепцию, рассчитать ресурсы, составить бюджет и спланировать этапы строительства.
– определение целей и результатов проекта;
– планирование сроков, бюджета, ресурсов;
– формирование команды и распределение ответственности;
– контроль за выполнением работ;
– управление рисками и изменениями;
– завершение проекта с оценкой достигнутых результатов.
Эти задачи помогают структурировать процесс и обеспечивают движение к цели при минимальных издержках совместной работы.
Далее важно контролировать выполнение работ, чтобы уложиться в сроки, бюджет и соответствовать документации.

В бизнесе управление проектами работает аналогично. Например, если компания разрабатывает новое приложение, важно определить план проекта: какие функции будут у продукта, сколько времени займет разработка, как протестировать готовый продукт и когда запустить его на рынок.

Современные продукты управления Project помогают оптимизировать процессы, распределять задачи и следить за прогрессом. Использование таких инструментов, как Jira, Trello и Asana, делает проджект-менеджмент эффективным, а команды – продуктивными.

Проектный менеджер — руководитель проекта. Он планирует, координирует работу команды, решает возникающие проблемы, следит за сроками, бюджетом, а также делает всё возможное, чтобы цели были выполнены, несмотря на изменения и риски, которые материализуются. То есть, это человек, который отвечает за успех проекта. Например, если клиент захотел внести изменения, задача менеджера проекта — оценить, как это повлияет на сроки и бюджет проекта.
Управление проектами (УП) помогает эффективно достичь цели, избежать лишних расходов времени и денег, а также реализовывать проекты всех участников. Один из его инструментов — метод критического пути, что позволяет выявить и контролировать этапы, определяющие сроки завершения проекта.

Суть подхода к управлению проектами заключается в том, чтобы организовать работу команды таким образом, чтобы достигать целей проекта в срок, с заданным качеством и в рамках доступных ресурсов.

• УП позволяет четко распределить задачи управления проектами между членами команды, установить роли, ответственность каждого. Это помогает избежать путаницы, дублирования работы или конфликтов. Все участники понимают свои задачи, что повышает общую продуктивность.
• Ресурсы — будь то время, деньги или человеческий труд — ограничены. Проектный менеджмент помогает распределить их, избегая перерасхода бюджета или недостатка ресурсов.
• В условиях высокой конкуренции на рынке выпуск продукта как можно раньше часто имеет решающее значение. УП позволяет определить временные рамки реализации проекта, быстро реагировать на отклонения от плана, чтобы избежать задержек по срокам.
• В процессе реализации проекта могут возникнуть непредвиденные ситуации: изменение требований клиента, технические проблемы, нехватка ресурсов. УП включает анализ, планирование рисков, чтобы подготовить план действий в критических ситуациях и заложить резерв в расписание проекта и бюджет.
• УП помогает следить за тем, чтобы результат соответствовал требованиям. Это включает контроль на всех этапах: от разработки продукта до внедрения. Такой подход снижает вероятность ошибок.
• Проектный менеджмент предполагает четкую систему отчетности и план коммуникаций. Это обеспечивает прозрачность коммуникаций для всех участников: заказчиков, команды, руководства. Клиенты видят, на каком этапе находится проект, а команда знает, что еще осталось сделать для успешного завершения проекта.

В начале проекта координация играет важную роль в успешной реализации задач, обеспечивая слаженную работу команды и достижение поставленных целей. Этот процесс включает в себя комплекс мероприятий, направленных на планирование, контроль, организацию и мониторинг всех задач на этапе выполнения проекта.

На этом этапе происходит формирование первоначальной концепции.
Основные задачи управления проектами:

• Определить цель с ожидаемыми результатами.
• Установить границы (что будет включено, а что нет).
• Сформировать команду, назначить проектного менеджера.
• Разработать устав проекта, где фиксируются ключевые параметры, такие как сроки, бюджет, а также заинтересованные стороны.

Цель этапа — убедиться, что проект имеет обоснованную цель и у него есть ресурсы для реализации.

На этапе исполнения возникают следующие задачи.

• Организовать работу команды, распределить ресурсы.
• Обеспечить своевременную качественную коммуникацию между участниками.
• Контролировать решение задач в соответствии с графиком.

Важно, чтобы проектный менеджер организовал процесс решения возникающих проблем, а также обеспечивал соответствие между планом и фактической реализацией проекта.

Этот этап проходит параллельно с исполнением и позволяет отслеживать прогресс проекта.

Основные задачи:

• Сравнивать полученные результаты с запланированными.
• Оценивать вероятность реализации проекта в плановый срок и бюджет.
• Управлять изменениями: вносить корректировки в план при необходимости.
• Организовать проверку полученных результатов на соответствие требованиям к ним.

Этап контроля помогает вовремя обнаружить, а также устранить появившиеся проблемы.

Завершающий этап включает сдачу результата с анализом выполненных работ и полученных уроков.

Основные задачи:

• Передать результаты проекта заказчику и получить подтверждение об их приемке..
• Подготовить итоговый отчет, в котором фиксируются достижения, проблемы и выводы об успешности проекта.
• Провести анализ полученных уроков проекта, чтобы определить что нужно изменить в подходах к управлению проектами в будущем.
• Сформировать архив документов проекта
• Официально закрыть проект.

Завершение — это важный процесс подведения итогов, который помогает извлечь уроки для дальнейшей работы.

Основные этапы УП — это структурированный процесс, обеспечивающий успешное решение задач от начальной идеи до финального результата. Каждый этап играет важную роль, начиная с определения целей до анализа выполненной работы.

Эффективное управление проектами помогает достигать целей, оптимизировать ресурсы и снижать риски. В зависимости от задач и условий выбирается подходящая методология управления проектами.

Waterfall — это каскадная модель, при которой проект проходит строго по этапам: планирование, разработка, тестирование, внедрение.

Ключевые особенности:

• Четкий план управления проектом составляется на старте.
• Подходит для проектов с фиксированными требованиями.
• Все этапы выполняются последовательно, без параллельной работы.
• Часто применяется в строительстве, промышленности, госсекторе.
• Удобно выполнять проекты, когда не требуется гибкость.

• Инструменты: диаграммы Ганта, WBS, документ с требованиями.

Agile — это набор принципов, ориентированных на итеративную разработку, ценность для пользователя и быструю адаптацию к изменениям.
Scrum — один из фреймворков, который работает с принципами Agile.
Ключевые элементы:

• Работа в коротких спринтах.
• Роли: владелец продукта, скрам-мастер, команда.
• Основные документы: бэклог продукта, бэклог спринта.
• Высокая вовлеченность участников проекта и стейкхолдеров.
• Постоянная проверка прогресса по проекту и отслеживание задач.

Когда применим: при разработке нового продукта, когда требования меняются по ходу.

Kanban — это визуальный метод управления, основанный на принципах Agile, позволяющий отслеживать и управлять потоком задач в реальном времени. В Kanban нет фиксированных спринтов — команда работает с задачами по мере их поступления и продвижения по этапам. Вся работа отображается на доске, где задачи перемещаются от статуса "в работе" до "выполнено", обеспечивая прозрачность и контроль.

Ключевые особенности:

• Отлично подходит для выполнения задач с переменным приоритетом.
• Удобен при технической поддержке, в операционных командах.
• Поддерживает гибкость и быструю реакцию на изменения.
• Помогает отслеживать задачи, избегать перегрузки и визуализировать прогресс по проекту.
• Прост в освоении — не требует строгого следования ролям и ритуалам.

Использование Kanban в областях проекта, где важна скорость реакции и качество, значительно упрощает координацию и управление потоком задач.

Гибридные модели управления проектами сочетают элементы Waterfall и Agile. Например, стратегическое планирование осуществляется по Waterfall, а реализация — по Scrum.
Когда использовать:

• Нельзя полностью использовать гибкие подходы, но нужна адаптивность.
• Разбивать проекты сложно на инкременты, но можно идти через прототипы.
• В проекте участвуют разные команды — часть работает по Agile, часть по классике.

Гибрид помогает достичь целей проекта и создать систему управления, адаптированную под реальные условия.
Каждый метод управления проектами применим в зависимости от этапов проекта и участников команды, его цели, сложности и структуры. Например, waterfall нужен для четких и предсказуемых процессов, Scrum для гибкой разработки, kanban — для задач с постоянным потоком. Все они часть системы управления, которая обеспечивает достижение целей проекта.

Для того чтобы управлять проектами с начала до конца, необходимо не только правильно выбрать подход, но и соблюдать стандарты, поддерживать координацию между участниками команды, эффективно использовать ресурсы и следить за прогрессом по проекту с помощью инструментов вроде диаграммы Ганта, WBS, бэклогов и досок задач. Важно учитывать не только участников проекта, но и решение задач, реализацию проекта и общую логику управления как системный и непрерывный процесс. Применение таких подходов, как в PMI, помогает формировать полный цикл управления ресурсами: от инициации до завершения. Это повышает эффективность, а еще позволяет разбивать задачи проекта на этапы и выполнять их с высокой степенью управляемости.
Правильно подобранные методологии и инструменты помогут системе управления двигаться уверенно и результативно, независимо от масштаба и сложности.

Суть управления проектами заключается в системном подходе к организации процессов, обеспечивающем эффективное планирование, координацию и контроль задач для достижения поставленных целей. Управление проектами (Project Management) позволяет компаниям оптимизировать ресурсы с минимальными рисками и повышать приоритет работы команд.

1. Определение целей и задач – четкий ответ, что нужно достичь и какие ресурсы необходимы.
2. Планирование – разработка стратегии, создание дорожной карты и установление сроков.
3. Исполнение – реализация запланированных действий и управление командой.
4. Контроль и мониторинг – отслеживание прогресса, анализ возможных отклонений от плана.
5. Завершение проекта – подведение итогов, документирование результатов и их внедрение.

Эти процессы формируют основу системы и обеспечивают структурированность и предсказуемость выполнения задач. Для эффективного управления ресурсами такие процессы должны быть описаны в Регламенте управления проектами.

Области управления проектом

• ИТ-системы для управления проектами
• Продукты для управления сроками и бюджетами проектов, такие как Адванта, Kaiten, BirdView PSA, MS Project Online, Jira, Trello, Asana, ClickUp.
• ИТ-продукты для организации коммуникаций в команде проекта, такие как Telegram, Slack, Microsoft Teams.
• ИТ-продукты для анализа данных - Power BI, Tableau, которые помогают в создании отчетности по проекту и портфелю проектов.
• Организационная структура для управления проектами.

Чаще всего для развития методологии управления проектами и ИТ-системы управления проектами в компании создаются Проектный офис и Проектный комитет.

Грамотно разработанный план управления проектом позволяет компании четко организовать рабочие процессы с минимальными рисками, повысить продуктивность команды, чтобы достичь поставленных целей.

Применение эффективных продуктов управления Project упрощает контроль за ходом выполнения задач, снижает вероятность ошибок и позволяет проджект-менеджеру своевременно реагировать на возможные отклонения от плана.

• Прозрачность процессов: все участники имеют доступ к актуальной информации о ходе решения задач.
• Автоматизация процессов: снижает вероятность ошибок и дублирования работы.
• Снижение рисков: постоянное улучшение процессов управления проектами приводит к снижению вероятности того, что проджект-менеджер не справится с реализацией проекта.
• Экономия времени: инструменты автоматизации позволяют вовремя заметить отклонения от плана и отслеживать прогресс.

Использование системы управления проектами позволяет оптимизировать работу команды, а также достичь поставленных целей с минимальными ресурсами.

Процессы управления проектами невозможны без лидера — проектного менеджера, который координирует работу команды, принимает важные решения, а также отвечает за достижение результата. Успешный менеджер обладает целым набором навыков, которые позволяют ему справляться с вызовами, а также эффективно управлять процессами. В этом разделе рассмотрим, какие компетенции необходимы менеджеру для успешного выполнения своих обязанностей.

Проектный менеджер умеет видеть связь с бизнес-целями компании.
Это включает:

• Умение формулировать цели, а также оценивать их важность для организации.
• Прогнозирование рисков, возможностей, связанных с проектом.
• Планирование долгосрочной стратегии и путей достижения результатов.

Проектный менеджер — это лидер, который вдохновляет и мотивирует команду.

Навыки лидера включают:

• Навык разработки правил командной работы .
• Создание атмосферы доверия.
• Навык разработки и внедрения системы принятия решения.
• Навык делегирования ответственности.

В IT и других технологичных отраслях проектный менеджер должен разбираться в используемых технологиях, инструментах и процессах.

Это включает:

• Базовое понимание технологий.
• Использование ИТ- систем Умение работать с аналитическими и отчетными инструментами.

Профессиональные навыки проектного менеджера включают компетенции от стратегического планирования проекта до управления ходом проекта. Именно комбинация этих навыков позволяет менеджеру организовать работу команды, эффективно использовать ресурсы и достигать целей. В условиях быстро меняющейся среды, особенно в IT, способность адаптироваться и управлять сложными процессами становится залогом достижением цели управления проектами.

Чтобы узнать об основах управления проектами, вы можете ознакомиться с материалами, представленными в блоге Product Lab. Здесь вы найдёте статьи, посвящённые различным аспектам управления проектами, включая методологии, лучшие практики и рекомендации для успешной реализации проектов.
Особенно полезны статьи из рубрики «Управление проектами», которые помогут вам глубже разобраться в таких темах, как:

• Выбор подходящих методологий (Agile, Scrum, Waterfall и других).
• Построение эффективной системы управления проектами.
• Инструменты и платформы для управления командами.
• Работа с рисками, сроками и ресурсами.

Этот ресурс станет отличным стартом для тех, кто хочет понять основы проектного менеджмента, а также применять их на практике.

Тогда приглашаем на курс "Школа руководителей проекта"!
На курсе вы:

• Улучшите процесс управления текущими проектами и повысите долю успешных проектов;
• Научитесь управлять проектами и выстраивать работу команды;
• Повысите уровень знаний, сможете сменить работу или получить повышение;
• Сможете определять ключевые этапы, задачи и метрики успеха.