Как управлять сроками реализации проекта?

Всем привет!

В данной статье Максим Якубович, партнер Product Lab, расскажет о том, как планировать сроки реализации проекта так, чтобы план по срокам (или План-график, или Расписание проекта, как его еще называют) получился реалистичным.

Рассмотрим на простом примере, для чего нужно при прогнозе сроков проекта учитывать трудоемкость задач, ограничения по ресурсам и связи между задачами.

Содержание:
1. Список шагов для подготовки адекватного плана по срокам
2. Что делать при подготовке расписания проекта? Расчет сроков
2.1 Вариант 1
2.2 Вариант 2
3. Выводы из рассмотренного кейса
4. Хотите научиться управлять проектами и выстраивать планирование?

Допустим, я руковожу проектом по организации корпоративного выезда на природу.

Для того чтобы праздник прошел «без сучка и задоринки», я решаю подготовить расписание проекта и контролировать ход подготовки к празднику через расписание.

Допустим, список задач проекта уже разработан командой или руководителем проекта. После того как список задач готов, руководителю проекта вместе с участниками проекта нужно оценить трудоемкость (трудозатраты) по каждой задаче проекта.

К примеру, у меня получился следующий список задач и оценки трудозатрат:

Как имея этот список задач и оценки трудозатрат по задачам проекта, просчитать, в какой срок можно успеть подготовить мероприятие?

Давайте представим, что все задачи независимы друг от друга и никак не связаны между собой. В этом случае для расчета сроков проекта нам нужно знать количество исполнителей и их доступное время на проект.

Если на проект выделено 2 человека на полный рабочий день (8-часовой), то в этом случае проект будет сделан за 6,13 рабочего дня (98 часов трудозатрат проекта делим на 16 часов в день, имеющихся у двух исполнителей при 8-часовом рабочем дне).

1. Человек не работает продуктивно все 8 часов в рабочее время. А оценку трудозатрат по работам мы делаем, как правило, в идеальных человеко-часах. Поэтому при планировании сроков на основании трудозатрат я всегда ввожу поправочный коэффициент на перерывы в работе, отвлечения и т.п. В лучшем случае коэффициент равен 0,8. Для некоторых команд и сотрудников он может быть на уровне 0,5.
2. Задачи этого проекта, очевидно, требуют разной квалификации. Возможно, некоторые из них может делать только один из сотрудников. Это значит, что после назначения исполнителей на задачи возможен вариант, что загрузка сотрудников будет неравномерная и это повлияет на срок проекта.
3. Часть задач проекта зависят от результатов выполнения других задач. Только установив связи между задачами, можно понять реальный срок проекта.

Итак, чтобы уточнить прогноз сроков, я создам вариант 2 и просчитаю сроки в MS Project.

Для расчета сроков с учетом имеющихся ограничений по задачам и ресурсам я буду использовать стандартный функционал MS Project.

Вот такие настройки я сделал в файле проекта:

1. Для того чтобы учесть ограничение, связанное с продуктивным временем работы, равным 80% от всего имеющегося у сотрудника времени, я ввел в листе ресурсов для каждого сотрудника максимальную доступность, равную 80%.

2. На задачи проекта назначил исполнителей, с учетом специализации каждого из них. Надо сказать, что я распределил задачи между двумя ресурсами примерно в одинаковой пропорции с точки зрения трудозатрат, при этом на каждую задачу назначил только одного исполнителя.

Итак, у HR-менеджера в проекте получилась загрузка на 47 чел-часов, а у специалиста HR – 51 чел-час.

3. Ввел связи между задачами соответственно логике выполнения работ:

4. Проверил загрузку ресурсов. Как и ожидалось, они оказались перегруженными. Настроил алгоритм выравнивания загрузки ресурсов так, чтобы задачи можно было прерывать, а дату завершения смещать относительно получившейся без выравнивания. Использовал функцию автоматического выравнивания и получил следующий результат:

И вот вместо 6,13 дня сроки проекта с учетом ограничений получились равными 8,94 дня. А если запретить в плане проекта прерывание задач, то сроки реализации получатся равными 9,41 дня. Ну а 9,41 дня - это на 50% больше срока, который мы просчитали без ограничений (срок у нас тогда получился в 6,13 дня).

Надо сказать, что и срок в 9,41 дня еще оптимистичен, т.к. не учитывает риски проекта и антирисковые мероприятия. О том, как работать с рисками проекта смотрите тут.

После проработки рисков проекта и добавления в список задач проекта антирисковых мероприятий плановый срок реализации проекта с высокой вероятностью увеличится.

Тогда оставляйте заявку на наш тренинг по проектному управлению в корпоративном формате!

Что вы получите от корпоративного курса:

• Научитесь запускать, планировать, организовывать и контролировать проект
• Узнаете, как управлять проектом через 10 областей знаний (заинтересованные стороны, содержание, сроки, бюджет, ресурсы, качество, коммуникации, риски, закупки и интеграция всех этих направлений)
• Создадите комплект документов по проекту через прохождение практических заданий
• Получите сертификат «Управление проектами на основе стандарта PMBOK / ISO 21500» от Product Lab