Как управлять сроками реализации проекта?

Содержание:
1. Список шагов для подготовки адекватного плана по срокам
2. Что делать при подготовке расписания проекта?
2.1 Вариант 1
2.2 Вариант 2
3. Выводы из рассмотренного кейса
4. Курсы по управлению проектами

Допустим, я руковожу проектом по организации корпоративного выезда на природу.

Для того чтобы праздник прошел «без сучка и задоринки», я решаю подготовить расписание проекта, а также контролировать ход подготовки к празднику через расписание.

Допустим, список инициатив уже разработан командой или руководителем. После этого, руководителю проекта вместе с участниками нужно оценить трудоемкость (трудозатраты) по каждой задаче.

К примеру, у меня получился следующий список и оценки трудозатрат:

Как имея этот список задач и оценки трудозатрат по задачам проекта, просчитать, в какой срок можно успеть подготовить мероприятие?

Представим, что все цели независимы друг от друга и никак не связаны между собой. В этом случае для расчета времени на выполнение нам нужно знать количество исполнителей, а также их доступное время.

Если на работу выделено 2 человека на полный рабочий день (8-часовой), то в этом случае проект будет сделан за 6,13 рабочего дня (98 часов трудозатрат делим на 16 часов в день, имеющихся у двух исполнителей при 8-часовом рабочем дне).

1. Человек не работает продуктивно все 8 часов в рабочее время. А оценку трудозатрат по работам мы делаем, как правило, в идеальных человеко-часах. Поэтому при планировании сроков на основании трудозатрат я всегда ввожу поправочный коэффициент на перерывы в работе, отвлечения и т.п. В лучшем случае коэффициент равен 0,8. Для некоторых команд и сотрудников он может быть на уровне 0,5.
2. Задачи этого проекта, очевидно, требуют разной квалификации. Возможно, некоторые из них может делать только один из сотрудников. Это значит, что после назначения исполнителей на задачи возможен вариант, что загрузка сотрудников будет неравномерная и это повлияет на срок проекта.
3. Часть задач проекта зависят от результатов выполнения других задач. Только установив связи между задачами, можно понять реальный срок проекта.

Итак, чтобы уточнить прогноз сроков, я создам вариант 2 и просчитаю сроки в MS Project.

Для этого я буду использовать стандартный функционал MS Project.

Вот такие настройки я сделал в файле:

1. Для того чтобы учесть ограничение, связанное с продуктивным временем работы, равным 80% от всего имеющегося у сотрудника времени, я ввел в листе ресурсов для каждого сотрудника максимальную доступность, равную 80%.

2. На задачи проекта назначил исполнителей, с учетом специализации каждого из них. Надо сказать, что я распределил задания между двумя ресурсами примерно в одинаковой пропорции с точки зрения трудозатрат, при этом на каждую задачу назначил только одного исполнителя.

Итак, у HR-менеджера получилась загрузка на 47 чел-часов, а у специалиста HR – 51 чел-час.

3. Ввел связи между задачами соответственно логике выполнения работ:

4. Проверил загрузку ресурсов.
Как ожидалось, они оказались перегруженными. Настроил алгоритм выравнивания загрузки ресурсов так, чтобы задачи можно было прерывать, а дату завершения смещать относительно получившейся без выравнивания. Использовал функцию автоматического выравнивания и получил следующий результат:

И вот вместо 6,13 дня план управления сроками проекта с учетом ограничений получился равным 8,94 дня. А если запретить в плане прерывание выполнения, то сроки реализации получатся равными 9,41 дня. Ну а 9,41 дня - это на 50% больше срока, который мы просчитали без ограничений (срок у нас тогда получился в 6,13 дня).

Надо сказать, что и срок в 9,41 дня еще оптимистичен, т.к. не учитывает риски или антирисковые мероприятия. О том, как работать с рисками проекта смотрите тут.

После проработки рисков проекта и добавления в список задач проекта антирисковых мероприятий плановый срок реализации проекта с высокой вероятностью увеличится.

Тогда оставляйте заявку на наш тренинг по проектному управлению в корпоративном формате!

Что вы получите от корпоративного курса:

• Научитесь запускать, планировать, организовывать и контролировать проект
• Узнаете, как управлять проектом через 10 областей знаний (заинтересованные стороны, содержание, сроки, бюджет, ресурсы, качество, коммуникации, риски, закупки и интеграция всех этих направлений)
• Создадите комплект документов по проекту через прохождение практических заданий
• Получите сертификат «Управление проектами на основе стандарта PMBOK / ISO 21500» от Product Lab