Проектный офис: создание и развитие

При построении проектно-ориентированной системы управления в компании важным становится вопрос создания Проектного офиса (Project Management Office, PMO, Офис управления проектами).

Проектный офис – подразделение, отвечающее за методологическое и организационное обеспечение проектного управления в организации, планирование и контроль портфеля проектов, внедрение и развитие информационной системы планирования и мониторинга проектов, формирование сводной отчетности по программам/проектам.

Существуют разные классификации Проектных офисов по типам выполняемых функций, но ни одна из них не является идеальной. Более правильно разделять функции PMO на базовые и расширенные. Базовые функции используются всеми Проектными офисами, расширенные подбираются в зависимости от поставленных задач перед PMO.

Базовые функции:

1. разработка и внедрение методологии управления проектами и контроль соблюдения методологии управления проектами
2. формирование реестра проектов и сводной отчетности по проектам
3. помощь в планировании и контроль реализации отдельных проектов по запросу или на постоянной основе

Расширенные функции:

1. обеспечение работы Проектного комитета (если создан в организации/подразделении)
2. централизованное выделение руководителей или администраторов проектов (если решено их содержать не в функциональных подразделениях, а в PMO)
3. выбор, внедрение, поддержка и развитие информационной системы планирования и мониторинга проектов (если нужна ИС)
4. внедрение и поддержка системы стимулирования участников проектной деятельности (если за задачу отвечает не подразделение по персоналу)
5. организация обучения проектному управлению или непосредственно обучение (если за задачу отвечает не подразделение по персоналу)
6. аудит проектов (может проводиться также службой внутреннего аудита)
7. управление знаниями в области управления проектами (сбор, анализ, обобщение и распространение знаний между участниками проектной деятельности)
8. портфельное управление (контроль соответствия проектов стратегии организации/подразделения, обеспечение формирования портфеля проектов, его балансировка и мониторинг)

Помимо разделения функций на базовые и расширенные, PMO отличаются по уровням управления в организации.

Можно выделить 3 уровня PMO:

1. Уровень организации (Центральный Проектный офис)
2. Уровень подразделения (Функциональный Проектный офис)
3. Уровень программы/проекта (Проектный офис программы/проекта)

Уровень организации. На уровне организации создается Центральный Проектный офис (ЦПО) – подразделение, организующее планирование и контроль проектной деятельности, методологическую и административную поддержку, развитие проектно-ориентированной системы управления в организации, портфельное управление, управление отдельными кросс-функциональными проектами и программами.

Уровень подразделения. На уровне подразделения создается Функциональный Проектный офис (ФПО) — подразделение, отвечающее за функции, перечисленные выше для ЦПО, только в части конкретного функционального подразделения. ФПО создаются достаточно часто в ИТ-блоке и блоке капитальных проектов, реже в других подразделениях. В случае, если существует ЦПО, то из функций ФПО исключаются общие методологические задачи, хотя могут оставаться методологические задачи, связанные со спецификой проектов ФПО (например, ИТ-проекты и строительные проекты имеют свой жизненный цикл и документы).

Уровень программы/проекта. На уровне крупных программ/проектов также создаются свои Проектные офисы. Их функционал обычно еще более узкий, чем для ФПО и нацелен в специфику программы/проекта.

В организационной структуре компании позиция руководителя Проектного офиса определяется обычно на уровне заместителя руководителя или директора департамента.

Состав PMO может включать следующие роли (зависит от выполняемых задач):

• руководитель
• методолог
• менеджер по планированию
• менеджер по отчетности
• администратор Проектного комитета
• руководитель проектов
• администратор/координатор/куратор проектов
• функциональный администратор информационной системы управления проектами
• администратор системы стимулирования участников проектной деятельности
• менеджер по обучению
• тренер
• аудитор
• специалист по портфельному управлению
• специалист по распределению ресурсов (между проектами в портфеле)

При создании Проектного офиса обычно формируется команда из 2-3 человек: руководитель, методолог, специалист по планированию и отчетности. Дальнейшее развитие PMO зависит от целей и задач.

Тогда оставляйте заявку на наш тренинг по проектному управлению в корпоративном формате!

Что вы получите от корпоративного курса:

• Научитесь запускать, планировать, организовывать и контролировать проект
• Узнаете, как управлять проектом через 10 областей знаний (заинтересованные стороны, содержание, сроки, бюджет, ресурсы, качество, коммуникации, риски, закупки и интеграция всех этих направлений)
• Создадите комплект документов по проекту через прохождение практических заданий
• Получите сертификат «Управление проектами на основе стандарта PMBOK / ISO 21500» от Product Lab