Как создать отчет о ходе проекта на одной странице?

Всем привет!

Как сделать отчет о ходе проекта в такой форме, чтобы у заказчика уходило 5 минут на получение информации по проекту? Я мучился этим вопросом довольно долго, а т.к. у практикующего менеджера проектов времени на разработку чего-то нового, как правило, нет (успеть бы отрефлексировать тот опыт, который ты получаешь), то ничего у меня толкового не получалось.

Автор статьи расскажет, как создать настолько краткий отчет по проекту, чтобы он умещался на одну страницу, и настолько полный, чтобы заказчики остались им довольны. А также приведет наглядный пример такого отчета и заполнения его разделов!

Автор статьи – Максим Якубович, эксперт в области создания Корпоративных систем управления проектами, внедрения Agile, описания и автоматизации бизнес-процессов.

Содержание:
1. Насколько удобно управление проектом на одной странице?
2. Как выглядит отчёт на одной странице?
3. Заполнение формы и разделы проектного отчёта
⠀⠀3.1 Sub-Objectives ( Подцели проекта)
⠀⠀3.2 «Главные задачи проекта»
⠀⠀3.3 Schedule (График)
⠀⠀3.4 Owners and Helpers (Ответственный и помощники)
⠀⠀3.5 Costs and Metrics (Стоимость и метрики)
⠀⠀3.6 Summary & Forecast (Выводы и прогнозы)
4. Пример заполнения отчета о ходе проекта
5. Как научиться управлять проектом от идеи до реализации?

Итак, что за форма отчета и как ее заполнять?

Основная идея заключается в том, чтобы на страничке формата А4 компактно изложить данные о ходе работ над достижением целей проекта, выполнении работ в срок, расходовании бюджета и прогнозах по ходу проекта.

Шапка отчета нас не особо интересует и как ее заполнять, уверен, понятно.

Начнем разбор реквизитов отчета. Шпаргалка о том, что где находится в форме отчета, расположена внизу отчета: «Цели- задачи проекта – сроки – расходы – прогнозы».

Расскажу о разделах формы в том порядке, в котором обычно ее заполняю.

Здесь нужно сформулировать несколько целей проекта, из которых станет понятно ради чего проект затевается. Я для своих проектов этот раздел переименовал в «Продукты проекта», мне так показалось нагляднее. Место для записи целей находится в нижнем левом углу формы.

Сюда нужно перенести 20-25 задач из расписания проекта. Я для себя решил, что буду использовать ИСР для заполнения списка задач, при чем, скорее всего в список поместится второй уровень ИСР (на первом обычно 3-7 пакетов работ, на втором – от 6 до 30).

После того, как прописаны цели (или продукты проекта) и задачи проекта, есть смысл заполнить матрицу на пересечении целей и задач. Кружочек ставится на пересечении строки с названием задачи и столбца с названием цели, если выполнение задачи приблизит проект к достижению данной цели. Таким образом, в этой части прорисовывается влияние задач на реализацию целей. Как только все кружочки в столбце с названием цели будут закрашены – цель считается достигнутой.

Этот раздел представляет собой список названий периодов времени, в течение которых планируется вести работы по проекту и отчитываться о ходе работ по проекту. Если у Вас планируется ежемесячная отчетность – нужно вписать месяцы, в течение которых планируется вести проект. Если проект рассчитан более чем на год, нужно будет создавать форму для каждого года. Может возникнуть вопрос, а что если проект на три года и заказчик хочет видеть историю за весь период проекта на одной страничке. Мне кажется, что предыдущие периоды можно будет сворачивать в полугодия (а потом в годы), а будущие периоды – оставлять по месяцам.

По сути, заполнение табличной части отчета выше названий периодов – это рисование отрезков диаграммы Ганта, но не в виде «полосок», а в виде кружочков напротив названий периодов, в котором планируется вести работу над этой задачей. Если задача реализуется в нескольких периодах – кружочки рисуются в столбцах с названиями этих периодов.

В той же строке, где указаны названия периодов, вводятся ФИО участников команды проекта и ключевых заинтересованных сторон, которые могут быть приемщиками по некоторым задачам.

В табличной части выше фамилий заполняется матрица ответственности. Вы можете выбрать ту модель ответственности за задачи, которая Вам больше нравится.

Например, я использовал следующие роли:

• Ответственный (в матрице указывается буква О) – отвечает за получение результата по задача
• Исполнитель (И) – исполняет задачу
• Контролер (К) – принимает результаты задачи и формулирует список несоответствий

Предназначен для информирования о плановых и фактических расходах по статьям бюджета проекта. Как видите, места для этого раздела выделено немного, а, значит, мы можем отчитаться по трем-четырем статьям бюджета. Придется свернуть статьи бюджета в три-четыре пункта ☺

Размер статьи можно указать длиной отрезка, плановое значение – справа от отрезка, а фактическое – в центре отрезка.

У руководителя есть всего три строчки, чтобы убедить заказчика в том, что он знает как вырулить проект в срок и бюджет. А если этого уже не сделать – то можно прописать свои предложения о пересмотре параметров проекта (целей, срока и бюджета).

Теперь о том, как заполняется отчет каждый отчетный период.

Руководитель проекта на основании отчетов от исполнителей должен, на мой взгляд, понимать какой объем работ был запланировано по каждой задаче на отчетный период и какой был сделан. В этом случае, если объем фактически выполненной работы был не меньше планового – в отчете в строке задачи ранее созданный кружок заполняется зеленым цветом, если фактический объем меньше планового, но есть шанс наверстать расписание – желтый цвет, ну и если сроки по задаче уже сорваны – красный цвет.

Та же система «светофоров» используется и для закрашивания отрезков для статей бюджета. Если бюджет осваивается по плану – зеленый цвет, наметился перерасход – желтый, статья бюджета превышена – красный.

Как отчет читает заказчик? Он проверяет выполнение задач в срок по цветам светофоров. Если горит желтый цвет напротив названия задачи, заказчик может узнать кто является ответственным за задачу и запросить у него отчет на одной странице о выполнении задачи (или устный отчет). По красным светофорам заказчик ищет в разделе Выводы и прогнозы информацию о том, повлияет ли срыв сроков по этой задаче на срок проекта и что предлагает руководитель проекта делать в данном случае.

Ну и пример заполнения отчета о ходе проекта, правда, не из моего проекта (сохраняю коммерческую тайну), а из шаблонов OPPM, которые можно скачать на сайте OPPMI.

Как вы заметили, в исходном шаблоне от OPPM есть еще одна область, которая называется «Risks, Qualitatives, Other Metrics». О том, зачем она нужна и как ее заполнять, я думаю, Вы догадаетесь.

Вот такой формат, удобнее которого я для отчета по проекту пока ничего не видел.

Удачи в проектах и до новых встреч!

Оставляйте заявку на наш тренинг по проектному управлению в корпоративном формате!

Что вы получите от корпоративного курса:

• Научитесь запускать, планировать, организовывать и контролировать проект
• Узнаете, как управлять проектом через 10 областей знаний (заинтересованные стороны, содержание, сроки, бюджет, ресурсы, качество, коммуникации, риски, закупки и интеграция всех этих направлений)
• Создадите комплект документов по проекту через прохождение практических заданий
• Получите сертификат «Управление проектами на основе стандарта PMBOK / ISO 21500» от Product Lab