Как выбрать сервис для управления проектами

В текущей геополитической ситуации для большинства российских компаний, использующих управление проектами, стала актуальной проблема перехода с импортного программного обеспечения для управления проектами на системы от российских и белорусских компаний.

По результатам опроса, проведенного в 2021 году компанией Адванта «ПРОЕКТНОЕ УПРАВЛЕНИЕ В РОССИИ 2021» оказалось, что почти в половине компаний из 164 респондентов, для управления проектами используется MS Excel вместо специальной системы для управления проектами (информационной системы управления проектами):

• Платформенное настраиваемое/программируемое решение
• Готовое облачное/коробочное решение
• СЭД или корпоративный портал в качестве «замены» ИСУП
• Собственная разработка
• Разработка системы на заказ

Почти в половине компаний используется Microsoft Excel + e-mail вместо информационной системы управления проектами.

Сначала хочу написать об ошибках, которые я наблюдал при выборе программного сервиса для управления проектом:

Программный сервис выбирают по рейтингам популярности

Нет, я не против рейтингов, но прежде чем их просматривать, надо понять, что программных сервисов для управления проектами очень много и функционал у них может отличаться на 80% Например, есть системы для автоматизации управления проектом, в которых нет функционала по работе с сетевыми графиками, нет поддержки метода критического пути, анализа загрузки и функционала для выравнивания загрузки ресурсов

Сервис выбирают, не имея представления о процессах управления проектом и методологии управления проектом

Конечно, можно сначала выбрать сервис, а потом, отталкиваясь от его возможностей, выстраивать свои процессы управления проектом. Но, как мне кажется, это трудный и извилистый путь.

Пытаются найти один сервис, в котором автоматизированы и подходы PMBOK, и подходы Agile

Как мне кажется, такого сервиса пока нет.

Относительно зрелости российских компаний в управлении сервисами есть вот такие результаты опроса:

На мой взгляд, на первом уровне зрелости управления проектами информационная система для управления проектами вряд ли может заинтересовать топ-менеджеров компании, т.к. пока еще нет понимания того, как она может помочь компании в реализации проектов.

А вот начиная со второго уровня зрелости, уже стоит выбирать программную систему и внедрять его в проектную деятельность.

Для чего руководителю проекта автоматизировать управление своим проектом в случае, если в компании еще нет Информационной системы для управления проектами (ИСУП)?

Есть несколько причин для инвестирования времени и денег в эту деятельность:

1. Мне трудно себе представить, как смоделировать расписание проекта с учетом имеющихся ограничений в MS Excel. Я знаю, что это возможно, но это будет намного сложнее, чем сделать модель проекта в специальном программном сервисе.
2. Руководителю проекта нужно каждый день иметь адекватную информацию о ходе проекта, делать прогнозы по завершению проекта и проводить корректирующие действия. Для этого нужно иметь данные о фактическом выполнении задач проекта, выявлять отклонения от плана по срокам и по бюджету.
3. Руководителю проекта нужно готовить отчеты о ходе проекта для заинтересованных сторон. Это можно делать вручную, но зачем, если есть системы, автоматизирующие это, и позволяющие сэкономить несколько часов каждый месяц?

За долгие годы управления проектами у меня несколько раз была ситуация, когда для управления проектом я использовал 2 системы. Например, модель проекта я создавал в MS Project, но так как для создания одной из систем проекта использовался Scrum, то для ведения product backlog, формирования спринтов и контроля их исполнения мне нужен был другой программный сервис. В качестве таких сервисов на одном проекте мы выбрали Jira, на другом проекте это был Devprom, а в третьем мы разработали и внедрили собственный сервис для работы по Scrum.

Кроме этих систем в своих проектах я использовал такие сервисы как Kaiten, WEEK, а в последние годы в большинстве своих проектов я использую систему BirdView PSA.

Какие программные сервисы российских и белорусских производителей на сегодня доступны российским компаниям?

На удивление, этих систем немало. Например, продукты российских компаний:

• 1С-Битрикс24,
• 1С:Управление проектами,
• Advanta,
• ПМ Форсайт,
• YouGile,
• Pyrus,
• Яндекс.Трекер,
• Мегаплан,
• LeaderTask,
• WEEK
• Kaiten

Системы, принадлежащие белорусским компаниям: BirdView PSA, GanttPRO.

Если в проекте участвуют несколько сотрудников, клиент и подрядчики, важно заранее определить, где будут храниться задачи, документы и договоренности. Один из сервисов для такой работы — Upservice.

В системе можно объединять задачи в проекты, назначать ответственных, задавать сроки и приоритеты. Описание, чек-листы, файлы и обсуждение сохраняются в карточке задачи: участникам проще найти нужную информацию и продолжить работу.

Для планирования и контроля доступны несколько инструментов:

• Список задач и канбан-доска. Помогают организовать повседневную работу и видеть, какие задачи ожидают выполнения, находятся в работе или уже завершены.
• Диаграмма Ганта. Позволяет представить план проекта на временной шкале, видеть сроки и связи между задачами, корректировать последовательность работ.
• Учет времени и отчеты. Сотрудники фиксируют время по задачам, а руководитель может оценивать трудозатраты и отслеживать выполнение работ.
• Гостевой доступ. Клиентов и подрядчиков можно бесплатно подключать к нужным проектам и задачам, чтобы они видели статусы, участвовали в обсуждениях и прикладывали файлы.

Например, при запуске сайта команда может составить план на диаграмме Ганта, вести текущие задачи на канбан-доске, а заказчику предоставить доступ для обсуждения и согласования результатов. Так рабочие материалы и обратная связь остаются рядом с задачами.

ИИ-сотрудник для помощи команде. В Upservice можно настроить ИИ-сотрудника под процессы компании. Он отвечает на вопросы по базе знаний, находит инструкции и помогает разобраться в задаче. По переданной расшифровке или заметкам встречи может подготовить краткие итоги и список договоренностей, а на основе сообщений и поручений — создавать задачи. Также ИИ помогает составлять письма и документы, переводить тексты и готовить сводки по работе команды. Это сокращает время на поиск информации и перенос договоренностей в задачи.

Для работы вне офиса доступны мобильные приложения.

Сервис стоит рассмотреть командам, которым нужны совместная работа над проектами, контроль сроков и взаимодействие с внешними участниками. Перед выбором можно проверить его на одном реальном проекте: создать этапы и задачи, пригласить коллег и оценить, насколько система подходит под процессы компании.

Бесплатный тестовый период — 14 дней.

Я знаю десятки историй о том, как компания покупала лицензии или подписку на какой-то сервис для управления проектами, а затем ее топ-менеджеры констатировали факт о том, что этот продукт не подходит компании и надо искать другой.

Итак, что же конкретно я могу посоветовать при выборе системы? Для начала несколько соображений:

1. Любой софт автоматизирует какие-то процессы и инструменты. Поэтому прежде чем выбирать софт, вам нужно понимать какие процессы и используемые в них методы и инструменты Вы собираетесь автоматизировать. Для этого надо описать процессы управления проектами, собрать бизнес-требования к автоматизации, проверить требования на наличие противоречий и найти решения для противоречий (если они есть).
2. Подход к выбору программного сервиса для управления проектами не должен быть слишком сложным. В своей статье Харви А. Левин, который имеет 38-летний опыт в управлении проектами и считается серьезным экспертом в выборе средств автоматизации управления проектами пишет, что в его подходе к отбору ПО участвовало около 200 характеристик и элементов, которые необходимо было учитывать. Одна из реакций на использование столь сложной методики отбора, которую он получил на одном из своих семинаров от клиента: «Это первый семинар, после посещения которого я ухожу с еще большим количеством вопросов, чем у меня было вначале.»
3. Программных сервисов для выбора не должно быть много, иначе процесс отбора станет слишком трудозатратным и дорогим.

Чтобы осуществлять отбор системы, я рекомендую, кроме разработки списка требований к нему, разработать критерии выбора сервиса, например, такие:

1. Степень покрытия требований к автоматизации в рассматриваемом сервисе
2. Наличие и уровень поддержки у поставщика сервиса
3. Совокупная стоимость владения сервисом (включает в себя все затраты на использование сервиса на протяжении его использования)
4. Наличие и стоимость обучения работе в сервисе
5. Возможности интеграции с другими системами

Какой алгоритм выбора программы для автоматизации управления проектом я предлагаю использовать?

Предложенный мной подход – не единственно возможный и не самый правильный. Многие из вас предпочтут сделать процедуру отбора более простой или выберут продукт интуитивно.

Однако, надеюсь, описанный подход позволит натолкнуть Вас на размышления о том, с чего начать, и, уверен, Вы придумаете, как этот подход можно улучшить.

Успехов вам в выборе системы для автоматизации управления проектами!

Тогда оставляйте заявку на наш тренинг по проектному управлению в корпоративном формате!

Что вы получите от корпоративного курса:

• Научитесь запускать, планировать, организовывать и контролировать проект
• Узнаете, как управлять проектом через 10 областей знаний (заинтересованные стороны, содержание, сроки, бюджет, ресурсы, качество, коммуникации, риски, закупки и интеграция всех этих направлений)
• Создадите комплект документов по проекту через прохождение практических заданий
• Получите сертификат «Управление проектами на основе стандарта PMBOK / ISO 21500» от Product Lab