Зачем компании создавать Корпоративную систему управления проектами и как это делать?

Проект — комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений.

В случае, если в компании уже ввели в обиход термины «проект» и «управление проектом», руководство компании в какой-то момент захочет понять, какая доля проектов оказалась успешными, и начнет думать над тем, как эту долю приближать к 100%.

По поводу критериев успешности проекта существует более-менее устойчивое мнение: успешным признаётся проект, достигший своих целей и реализованный в срок и бюджет. И если доля успешных проектов в компании невелика (например, менее 50%), возникает естественное желание увеличить этот показатель.

Ниже перечислены некоторые симптомы, которые обычно вызывают у руководителя компании обеспокоенность по поводу того, что с проектами в компании что-то не так:

• Доля успешных проектов в компании невелика.
• Количество проектов растет и руководителю компании становится трудно понимать, укладывается ли проект в срок и бюджет, каковы прогнозы по успешности завершения каждого проекта.
• Загрузку сотрудников в проектах становится все сложнее планировать, часть сотрудников жалуются на постоянные перегрузки.
• В компании есть примеры успешных проектов, но не извлекаются знания из полученного опыта. Успех проекта сильно зависит от личности его руководителя.
• Очень много времени тратится на сбор и обработку данных о ходе проекта
• Учащаются случаи недовольства клиентов результатами проектов, репутация компании падает

В конечном итоге, руководитель компании может задуматься над двумя ключевыми вопросами:

o Как не тратить ресурсы на проекты, которые не приведут к реализации стратегии (А правильные ли проекты мы делаем)?
o Как повысить долю успешных проектов в компании (А умеем ли мы делать проекты правильно)?

Грамотно выстроенная Корпоративная система управления проектами (далее по тексту – КСУП) должна повысить долю успешных проектов в компании и помочь компании реализовать ее стратегические цели.

Допустим, что Вы понимаете необходимость создания КСУП и решили инвестировать в нее. Из каких элементов состоит КСУП?

Как правило, в литературе по КСУП утверждается, что для системного управления проектами достаточно трёх элементов:
o Стандарт компании по управлению проектами
o Информационная система для управления проектами (ИСУП)
o Подразделение, которое отвечает за развитие Стандарта по управлению проектами и ИСУП (Проектный офис)

Также встречается мнение, что для хорошей Корпоративной системы управления проектами нужен еще один элемент – система мотивации на проектную деятельность. Пожалуй, соглашусь с необходимостью этого элемента системы.

Обычно внедрение КСУП начинается с разработки Стандарта по управлению проектами. Разработку Стандарта по управления проектами можно выполнить силами штатных сотрудников компании, либо привлечь консультантов со стороны. Иногда компании идут по пути найма профессионала, имеющего опыт создания КСУП, в штат на должность руководителя проектного офиса, и делают его руководителем проекта внедрения КСУП. Но иногда сначала разрабатывается Стандарт управления проектом, из которого становится понятно, чем будет заниматься Проектный офис, и после этого начинают формировать штат Проектного офиса.

Я встречал ситуации, когда сначала в компании появлялся руководитель Проектного офиса, он начинал участвовать в «пилотных» проектах в роли консультанта или ментора проектов, внедряя в них некоторые методы и инструменты управления проектом. По завершению «пилотных» проектов подводились итоги о результативности использования инструментов управления проектами и после этого начиналась стандартизация подходов.

Как Вы понимаете, и подход «сначала Стандарт – потом пилотные проекты», и подход «сначала «пилоты», потом Стандарт» имеют свои плюсы и минусы. Например, если сначала заняться разработкой Стандарта, то есть риск того, что можно не учесть часть хороших практик по управлению проектами, которая уже есть в компании.

Для принятия решения о старте проекта внедрения КСУП иногда руководству недостаточно интуитивных ощущений. Как компании посчитать эффективность инвестиций во внедрение системы управления проектами? Знаю, многие считают, что подсчитать эффективность инвестиций в подобный проект крайне сложно. Я сторонник того, чтобы при расчёте выгод и затрат на проект использовать допущения, и по ходу реализации проекта эти допущения уточнять, как и показатели эффективности проекта.

Для проекта внедрения КСУП расчет выгод можно начать, отталкиваясь от возможных потерь.

Что будет если ничего не менять и оставить проблемы с реализацией проектов без решений? Сколько денег потеряет компания из-за несвоевременной реализации проектов, превышения бюджетов, из-за снижения удовлетворенности клиентов и ухудшения имиджа? Определяется временной горизонт расчетов, скажем, ближайшие 5 лет, и рассчитывается гипотетический размер потерь.

Вторая часть выгод, связана с возможностью увеличения количества проектов в компании за счет формирования позитивного имиджа компании, выполняющей проекты в срок и бюджет. Опять-таки расчёт делается на основании допущений.

Просчитав выгоды, для расчета экономической эффективности нужно посчитать затраты. Какие затраты понесет компания? Очевидно, что не обойтись без затрат на:

• Разработку стандарта по управлению проектами. Размер этих затрат зависит от того, будет ли компания делать это своими силами или пригласит профессиональных консультантов.
• Внедрение информационной системы управления проектами. Нужно помнить, что будут как затраты на покупку программного продукта (или права им пользоваться), так и затраты на его адаптацию под потребности компании.
• Создание проектного офиса. В это подразделение нужно набрать сотрудников и платить им зарплату, а также обучать их.

Конечно, то, что мы получим в результате расчётов – это прогноз и его достоверность не равна 100%. Поэтому по ходу реализации проекта внедрения КСУП показатели эффективности инвестиций нужно периодически пересчитывать.

Получив первые результаты по улучшению доли успешных проектов, компании стоит поставить новую цель – делать правильные проекты. Теперь система управления проектами должна обеспечить не только выполнение проектов в срок и бюджет, но и достижение стратегических целей компании через управление портфелем проектов. Но об управлении портфелем проектов нужно писать отдельную статью.

Тогда оставляйте заявку на наш тренинг по проектному управлению в корпоративном формате!

Что вы получите от корпоративного курса:

• Научитесь запускать, планировать, организовывать и контролировать проект
• Узнаете, как управлять проектом через 10 областей знаний (заинтересованные стороны, содержание, сроки, бюджет, ресурсы, качество, коммуникации, риски, закупки и интеграция всех этих направлений)
• Создадите комплект документов по проекту через прохождение практических заданий
• Получите сертификат «Управление проектами на основе стандарта PMBOK / ISO 21500» от Product Lab