Матрица RACI: полезный инструмент для agile процессов

В наше время гибкость и быстрое принятие решений – это то, что хотело бы внедрить большинство компаний, если еще не внедрили.

Говоря о гибкости, использование матрицы RACI для четкого распределения задач сначала может показаться менее гибким и адаптируемым. Однако, если проанализировать все преимущества этой матрицы, она может стать полезным инструментом в agile-процессе. В этой статье мы расскажем о том, что представляет собой данная матрица, как вы можете создать ее для своего проекта и когда ее не рекомендуется использовать.

Матрица RACI, или диаграмма RACI, — это простая электронная таблица, которая очень популярна в области управления проектами. Аббревиатура расшифровывается как:

• Ответственный (от англ. Responsible)
  
  
• Подотчетный (от англ. Accountable)
  
  
• Консультирующий (от англ. Consulted)
  
  
• Информированный (от англ. Informed)

С помощью матрицы RACI все участники проекта, их задачи, этапы и решения могут быть четко определены для всего проекта. Матрица RACI призвана облегчить общение внутри команд и сделать рабочие процессы более гладкими.

Значение букв

При создании матрицы RACI лицам, участвующим в проекте, присваивается буква: R, A, C или I, которая показывает, как распределяются их задачи и обязанности.

R - ответственный (Responsible) — этот человек или группа людей отвечает за выполнение конкретной задачи.

A - подотчетный (Accountable) — это лицо делегирует соответствующие задачи и обеспечивает их правильное выполнение.

С - консультирующий (Consulted) — эти люди обеспечивают вклад и обратную связь для конкретных задач проекта, которые непосредственно влияют на их собственные обязанности.

I - информированный (Informed) — эти люди информированы о ходе и завершении проектов, но не являются непосредственными лицами, принимающими решения в рамках процесса. Чаще всего это относится к тем, кто занимает руководящие должности.

Использование матрицы RACI оказывает влияние на внутренний процесс компании, и может иметь как преимущества, так и недостатки.

Обязанности, четко указанные в рамках проекта, являются наиболее очевидным преимуществом. Кроме того, матрица RACI может устранять неопределенность и быть гибко адаптирована к различным проектам. Она также усложняет процесс уклонения или перекладывания обязанностей, поскольку конфликты по поводу этих обязанностей больше не возникают. В результате решения принимаются быстрее, а вовлеченность и мотивация повышаются. Прозрачность в отношении обязанностей по выполнению задач создает обязательства и приводит к лучшим результатам. Кроме того, риски, связанные со стрессом и просчетами сотрудников и ограничениями ресурсов, можно предвидеть и устранить на ранних стадиях работы с проектом.

Какой бы простой и понятной ни была матрица RACI, она также может быстро запутать, если в ней перечислено слишком много задач или сотрудников (по этой причине нужно контролировать количество сотрудников и задач в проекте - прим. ред.). Ведение и обновление таблицы также потребует времени, если задачи, цели или подобные аспекты меняются в ходе проекта. В результате, поддержание матрицы в рабочем состоянии может быстро истощить ресурсы.

Для успешного создания матрицы RACI требуется не так уж много шагов - пять, если быть точным.

На первом этапе вы определяете все роли, принимающие участие в проекте. В этом случае вы можете выбрать, хотите ли вы назвать роль (например, графический дизайн) или использовать имя человека (например, Даниил). Оба варианта имеют свои преимущества. Например, если вы используете роль, таблицу не придется переделывать, если кто-то покинет проект. Роль просто переназначается.

На втором этапе вы определяете задачи и результаты в рамках проектов. Будьте осторожны, не выявляйте слишком детальные задачи, иначе матрица будет очень объемной и запутанной.

На третьем этапе необходимо пройтись по каждой задаче и назначить ее конкретному человеку. Каждый человек в матрице должен быть отнесен к одной из категорий. Убедитесь, что ответственность "Подотчетный" возложена только на одну роль или человека. Если делегированием и контролем занимаются несколько человек, ответственность, как правило, отодвигается на второй план.

Четвертый шаг – один из самых важных. На этом этапе вы обсуждаете решения и задачи со своей командой. Очень важно привлечь к этому шагу всю команду и обсудить каждую задачу. Таким образом, любые ошибки или неправильные задачи можно будет обсудить и решить до начала проекта.

Пятый шаг касается проекта в процессе его выполнения. Всегда следите за матрицей RACI и всегда ссылайтесь на нее при распределении задач. Постоянное обновление всех задач и ролей также является частью этого шага. В конце проекта вы можете оценить, насколько хорошо справились назначенные лица или роли. Из этого можно извлечь ценные выводы, в том числе:

• Необходимо ли, чтобы так много людей участвовали в проекте?
  
• Все ли выполнили свои задачи?
  
• Если да, то насколько хорошо? Если нет, то почему?
  
• Все ли люди были проинформированы одинаково хорошо и своевременно?
  

Можно ли использовать матрицу RACI для любого проекта? К сожалению, нет. Это зависит от сложности проекта и от того, на каком этапе он находится. В некоторых случаях внедрение такой матрицы может замедлить или заблокировать прогресс.

Если проект находится на продвинутой стадии, это может быть особенно проблематично, когда подобная матрица внезапно вводится и задачи перераспределяются. Матрица RACI наиболее эффективна, когда она внедряется непосредственно в начале проекта. Согласование обязанностей до начала проекта может предотвратить путаницу и двусмысленность в отношении задач в дальнейшем.

Можно ли интегрировать матрицу RACI в широко используемые сегодня agile-процессы? Хотя структура и подход этой модели для четкого определения ролей на первый взгляд может показаться не гибкой, на самом деле она хорошо сочетается с другими методами, такими как OKR.

OKR – это целостный метод постановки целей для всех организационных уровней компании. Аббревиатура OKR расшифровывается как Цели и Ключевые результаты.

Матрица RACI может быть полезна для достижения различных целей, поставленных при работе с OKR. Понятия "Ответственный" и "Подотчетный" играют здесь особенно важную роль. Если команда уже определила цели в формате OKR, то матрица RACI поможет четко разделить задачи и обязанности. Таким образом, в рабочем процессе не возникнет дублирования. Кроме того, только один человек несет ответственность за каждую цель и ее ключевые результаты и может изменять их при необходимости. Возможно, матрица RACI поначалу покажется устаревшей, но она может быть очень полезным инструментом в рамках гибких процессов.

Как это работает на практике

Если организация использует OKR, то матрица RACI подходит для оперативного внедрения OKR. С помощью диаграммы можно определить владельцев OKR, владельцев ключевых результатов и владельцев инициатив. Владелец OKR отвечает за обеспечение достижения всеобъемлющей цели. Отдельные владельцы ключевых результатов отвечают за мониторинг показателей, которые отражают успех достижения целей, и обеспечивают их прогресс, оказывая консультативную поддержку владельцу инициативы. Владелец инициативы, в свою очередь, контролирует и работает над задачами (инициативами), которые потенциально могут оказать положительное влияние на Ключевые результаты.


Матрица RACI также может обеспечить целостную поддержку при проведении процесса OKR.

Роли OKR: руководители программы – это группа людей в организации, которые вместе с руководством и OKR-коучами отвечают за внедрение OKR. Коучи помогают при внедрении OKR и поддерживают команды и их руководителей на протяжении всего цикла (например, проводя семинары по OKR).

Что такое матрица RACI?

Матрица RACI – это простая электронная таблица, которая помогает всем участникам проекта четко определить задачи, этапы и решения, принятые в ходе проекта.

Как расшифровывается RACI?

Аббревиатура RACI означает Ответственный (от англ. Responsible), подотчетный (от англ. Accountable), консультирующий (от англ. Consulted) и информированный (от англ. Informed). "R" означает человека или группу людей, которым поручено выполнение конкретной задачи. "А" относится к лицу, которое делегирует и обеспечивает правильность выполнения соответствующих задач. "С" относится к человеку, предоставляющему вклад и обратную связь для конкретных задач, поскольку соответствующая задача оказывает непосредственное влияние на его собственную работу. "I" относится к людям, которые информируются о ходе и завершении проекта. Эти люди не принимают решений непосредственно в рамках процесса.

Всегда ли полезна матрица RACI?

Матрицу RACI всегда следует использовать до начала проекта, поскольку ее введение в середине проекта может привести к путанице. Кроме того, следует убедиться, что в матрицу добавлено только ограниченное количество ролей и задач. В противном случае матрица может быстро стать непонятной. Это означает, что RACI не подходит для особенно крупных или сложных проектов.

Является ли RACI частью agile?

Матрица RACI может быть прекрасно интегрирована в agile-процессы. Она идеально сочетается с системой постановки целей OKR, когда используется для четкого разделения обязанностей и ролей для различных ключевых результатов и целей.

Как создать матрицу RACI?

Чтобы успешно построить матрицу RACI, необходимо выполнить пять шагов.

На первом этапе необходимо определить все роли или людей, а на втором – определить задачи и результаты в рамках проекта. На третьем этапе необходимо распределить задачи между отдельными людьми или ролями, а на четвертом – обсудить все с командой перед началом работы. Пятый шаг выполняется на протяжении всего проекта. На этом этапе необходимо постоянно контролировать матрицу и делать выводы для включения в следующее планирование матрицы RACI.

Если вы хотите больше узнать об OKR и приступить к внедрению, тогда можете зарегистрироваться на наш тренинг "OKR Certified Practitioner".

А если вы уже обладаете практическим опытом применения OKR, хотите повысить свои компетенции в области OKR и овладеть навыками OKR Мастера, тогда регистрируйтесь на наш тренинг "OKR Certified Master".